Todo empreendimento apresenta desafios que são específicos do segmento em que atua: o setor de alimentos tem suas particularidades assim como o de prestação de serviços, o de comércio de roupas e assim por diante. Assim, o dono de um negócio se especializa em lidar com as questões que são inerentes àquela área de atuação – só que há uma série de outros desafios que são comuns a todo tipo de negócio e que geralmente fogem da área de expertise do empreendedor. A gestão financeira é uma delas.

Uma das questões mais importantes dentro da gestão financeira de qualquer empresa é controlar o dinheiro que entra em caixa. Tal tarefa pode ser especialmente complexa se levarmos em conta que cada vez menos vendas são realizadas com dinheiro vivo: ao longo de 2019, os brasileiros gastaram R$ 1,84 trilhão em compras com cartões de crédito, débito ou pré-pagos. No mesmo ano, as compras à distância para e-commerce representaram 28% de todas as transações via cartão de crédito – são muitos números digitais para serem guardados em uma tabela ou caderninho.

E é aí que entra a conciliação de cartões. 

O que é conciliação de cartões?

A conciliação de cartões é o ato de conferir e certificar-se de que as informações sobre a venda de produtos ou serviços via cartões de débito ou crédito estão corretas. Isso inclui checar cada uma das transações que é realizada para assegurar-se de que o valor que havia sido cobrado foi efetivamente pago pela instituição financeira do cliente.

Se lembrarmos das inúmeras condições de pagamento que qualquer negócio deve oferecer para prosperar – com desconto, à vista no débito, parcelado no crédito, com taxa ou sem taxa, vale-refeição, prazos diversos etc. –, fica fácil perceber que fazer a conciliação de cartões manualmente leva tempo e geralmente resulta em erros contábeis graves. Poucos empresários têm tempo disponível para realizar a checagem de todas as vendas diariamente e ninguém quer perder os finais de semana fazendo isso.

É por isso que operar a conciliação de cartões de forma automatizada, contratando um software específico, é muito mais recomendável. No caso de pequenas empresas, a conciliação de cartões torna-se ainda mais importante: uma verba menor requer muito mais atenção e rigor no controle dos pagamentos. 

Por meio da conciliação automatizada, o empreendedor é capaz de acompanhar com atualização constante quanto e quando irá receber por cada venda e também o quanto precisará arcar com custos por cada transação –  taxas bancárias e aluguel da maquininha, por exemplo.

A conciliação de cartões é especialmente influente na boa administração do fluxo de caixa. Quando a compra é feita à vista em dinheiro vivo ou mesmo no débito, é mais simples ter o controle do valor que se recebe – afinal, o dinheiro entra imediatamente. Já na compra parcelada ou mesmo à vista, só que no cartão de crédito, o dinheiro só entra em caixa após um período de tempo.

Essas variações complicam o controle do fluxo de caixa, principalmente se o negócio trabalha com um grande volume de vendas – uma missão que é simplificada com a conciliação de cartões. 

Para que serve a conciliação de cartões?

O modelo de vendas predominante faz da conciliação de cartões uma atribuição indispensável para a gestão do negócio.

Com muitas empresas realizando mais de 90% de suas vendas via cartão de crédito ou débito, fica praticamente impossível checar cada transação manualmente sem perder dinheiro – as variadas condições que as instituições bancárias oferecem e suas respectivas taxas e prazos encarregam-se dessa confusão.

Além disso, a conciliação de cartões é uma poderosa ferramenta contra fraudes.

Confira abaixo um resumo com as principais vantagens da conciliação de cartões:

🡪 Controlar os recebíveis – incluindo o que de fato receberá depois que forem descontadas todas as taxas bancárias em suas inúmeras condições, anulando a necessidade de fazer cálculos intermináveis;

🡪 Controlar as taxas e custos – elas influenciam no lucro final: taxa por transação, custo de antecipação, aluguel da maquininha etc. A conciliação de cartões mostra, inclusive, se está havendo cobrança de taxas acima do combinado, o que pode levar à quebra de contrato junto à instituição financeira;

🡪 Identificar erros – a conciliação aponta possíveis equívocos como vendas realizadas duas vezes ou cancelamentos não previstos e ajuda o empreendedor a solucionar o problema junto ao cliente;

🡪 Centralizar e checar todas as informações – acima de tudo, a conciliação de cartões funciona como uma plataforma onde todos os dados sobre as vendas são unificados e verificados, inclusive os de diferentes operadoras de cartão de crédito. Resulta em muito mais segurança para o bolso do dono de negócio. 

Como fazer a conciliação de cartões?

A conciliação de cartões prevê o cumprimento de três passos:

1.Conciliação de vendas 🡪 quando são confrontados os dados da venda que a empresa fez com os dados que a operadora do cartão em questão apresenta – os comprovantes de venda são o instrumento essencial dessa etapa;

2.Conciliação de recebimento 🡪 é o confronto de dados das vendas feitas no cartão com o que é recebido pela empresa após serem descontadas as taxas e custos bancários. Nessa etapa podem ser verificadas possíveis cobranças bancárias indevidas.

3.Conciliação bancária 🡪 A etapa final da conciliação é facilitada quando as duas anteriores são bem executadas. Aqui, o confronto é entre o saldo total na conta da empresa e todas as entradas, saídas, contas a pagar e valores a receber. Nessa etapa podem ser encontradas diferenças de valores que podem indicar algum erro ou até má-fé no meio do processo: guardar todos os documentos bancários, extratos e comprovantes ajuda na conciliação bancária.

Seguir todos esses passos de forma manual, seja registrando as informações em uma planilha ou no caderninho, requer dedicação e disciplina diárias que levam tempo e não dão nenhuma garantia contra equívocos. 

Por isso, a melhor maneira de operar a conciliação de cartões é contratando um software automatizado que, de preferência, esteja integrado com o sistema de gestão da própria empresa. Dessa forma, os sistemas trocarão informações entre si instantaneamente e trarão informações mais precisas e de forma mais ágil.

Para realizar uma boa conciliação de cartões, siga a seguinte rotina:

🡪 Guarde todas as filipetas – os papéis que saem da maquininha quando a venda é efetuada;

🡪 Registre todas as vendas com cartões e crie relatórios que apontem o tipo de pagamento e os valores;

🡪 Acompanhe todas as taxas que as instituições financeiras exigem pelos cartões em suas respectivas bandeiras e também pelas maquininhas, transações etc.;

🡪 Confira diariamente: os recebíveis, os extratos bancários, as transações etc.;

🡪 Contrate um software para facilitar a gestão financeira e a conciliação de cartões.