Arquivo OFX: Saiba o que é e qual a importância na gestão

Por Redação Azulis

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gestão contábil

Independentemente do tamanho ou do segmento de uma instituição privada, é essencial manter uma boa gestão financeira. Uma das ferramentas importantes para auxiliar os empresários na hora de fazer operações bancárias, conferências, é o arquivo OFX.

Se você ainda não conhece esse documento e como ele pode auxiliar a sua empresa, não se preocupe. Pensando nisso, reunimos as características para entender a utilidade do arquivo OFX.

O que é um arquivo OFX?

O arquivo OFX é um formato digital para arquivos que armazenam dados financeiros, sendo muito utilizado por bancos.  A sigla, OFX, quer dizer Open Financial Exchange, o que pode ser traduzido como Intercâmbio Financeiro Aberto. O formato foi criado pelas empresas Microsoft, Intuit e CheckFree, em 1997.

A prática costuma ser bastante comum para empresas que exercem atividades administrativas. Com o documento é possível exportar o extrato bancário de sistemas de internet banking. Desse modo, o arquivo OFX se torna um importante aliado para o controle financeiro do seu negócio. 

Você encontra no arquivo OFX informações referentes às transações financeiras que ocorreram em um determinado período, o formato não exibe senhas ou informações confidenciais.  O arquivo pode ser aberto no Microsoft Excel, confira o passo a passo:

1º Passo: Selecionar a opção “Todos os arquivos” quando estiver na janela abrir

2º Passo: Depois de abrir, escolher a opção “Como uma tabela XML”. Pronto!

Vale lembrar que o OFX pode conter informações adicionais, impedindo que o arquivo seja aberto corretamente no Excel. Isso ocorre porque a maneira certa de utilizar o arquivo OFX é importá-lo para um sistema de gestão empresarial.

Para que serve e como um arquivo OFX ajuda sua empresa?

Já foi possível perceber o importante papel que o arquivo OFX tem para a área de controle financeiro das empresas, auxiliando no acompanhamento das movimentações bancárias das instituições privadas.

De maneira simples, a principal utilidade do arquivo OFX é a possibilidade de importar os dados financeiros em um software de controle financeiro ou gestão empresarial utilizado pela empresa. Atualmente, os clientes da maioria dos bancos do Brasil conseguem exportar arquivos OFX com informações sobre sua conta e depois importá-los no programa de gestão utilizado.

Esse procedimento é reconhecido e aceito pelo Banco Central do Brasil e tem sido utilizado para realização de rotinas administrativas, como a conciliação bancária.

A conciliação bancária, conhecida também como integração bancária, é uma atividade fundamental para empresas que buscam uma gestão eficiente.

Na prática, a conciliação bancária da empresa é realizada pelo gestor na hora de comparar o saldo do controle interno da empresa e o extrato bancário. Essa ação serve para evitar fraudes, verificar se todas as movimentações estão devidamente registradas. A importação do arquivo OFX facilita muito o trabalho. Antigamente a conferência era feita manualmente por meio de uma planilha com os dados de saídas e entradas de dinheiro registrados.

Então com a importação do arquivo OFX as empresas otimizaram o seu trabalho, além de diminuir a incidência de erros. Esse processo serve para auxiliar muito uma empresa que recebe muitos pagamentos por meio de cartões de crédito e débito, boletos, por exemplo. 

Vale ressaltar também que com esse formato digital a empresa economiza dinheiro com a impressão de inúmeros comprovantes. Já que é possível fazer tudo digitalmente, apenas com o uso do computador.

Como o arquivo OFX é gerado?

Como falamos anteriormente, utilizar o arquivo OFX para exportar os dados da conta empresarial é fundamental para uma instituição privada, independente do seu segmento.

Cada banco apresenta uma maneira diferente de de exportar o arquivo OFX. Porém, geralmente o procedimento inicia com o acesso à internet banking da sua empresa.

A opção de fazer exportação do arquivo OFX aparece na seção de “extrato bancário” e também é possível obter um extrato por período. Ou seja, você vai conseguir conferir os dados do jeito que preferir.

Se por algum motivo você não encontrar o menu “extrato”, entre em contato com a Central de Atendimento do seu banco. Vale lembrar que os bancos só permitem a consulta e extração dos dados referentes aos últimos 60 dias, então é importante realizar o processo de exportação com regularidade.

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