Controle é a palavra-chave para a gestão bem-sucedida de qualquer tipo de negócio. Ter domínio sobre todos os setores da empresa concede ao empreendedor não só uma visão completa quanto ao desempenho do negócio como também revela quais iniciativas e estratégias estão dando certo e quais podem ser melhoradas ou reformuladas. 

Existem diversas ferramentas de uso bem difundidas no mercado que auxiliam empreendedores a obterem a gestão mais eficiente possível de seus estabelecimentos, dentre elas uma das mais importantes ainda é o controle de vendas, que entre outros benefícios, evita grandes perdas e mantém o saldo do caixa positivo. 

O que é o Controle de Vendas?

O empreendedor que oferece serviços – seja de beleza, pet shop, consertos ou saúde, entre muitos outros – deseja melhorar a qualidade de seu atendimento, fidelizar a clientela e atrair novos usuários. 

O empresário que oferece produtos – sejam estes de alimentação, vestuário, bebidas, eletrônicos, etc – almeja vender o maior número possível de produtos, fidelizar seus clientes e atrair novos compradores. Em ambos os casos, o controle de vendas é essencial para que alcancem seus objetivos.

O controle de vendas é um procedimento contínuo em que o gestor de um negócio anota e arquiva uma série de dados relacionados às vendas da empresa para que essas informações sejam analisadas e contribuam com a tomada de decisões. 

Tais dados referem-se ao estoque, aos valores cobrados, às vendas efetuadas, às vendas perdidas e a uma série de outros fatores que têm influência sobre o caixa. 

Desta forma é possível comparar com exatidão os objetivos que foram planejados com os resultados obtidos – e a partir daí corrigir o que pode melhorar para aumentar as vendas.

Existem três formas básicas de se fazer o controle de vendas: 

• manualmente, anotando tudo em um caderninho (a maneira mais antiga e sujeita a erros)
• de forma semiautomática, anotando em planilhas do tipo Excel (um jeito bem comum e mais eficiente, mas ainda passível de erros humanos na hora de inserir dados na planilha)
• contratando um sistema de gestão empresarial que faça o controle de vendas automaticamente – conhecidos no mercado como Sistema ERP

A importância do Controle de Vendas

Ao anotar diariamente todos os dados relacionados às vendas da empresa, incluindo datas, valores, quantidade de itens comercializados, serviços realizados, nome do vendedor e variação no estoque, o empresário consegue montar um quadro que aponta seus custos, seus lucros e o desempenho em vendas de cada setor da empresa. 

Estes números são fundamentais para que se possa tomar decisões de suma importância para a continuidade do negócio, tais como planejar ações de venda, contratar um novo vendedor ou retirar uma linha de produtos do portfólio.

Confira abaixo alguns dos maiores benefícios de se fazer o controle de vendas:

🡪 Avaliação de desempenho: ao manter o controle de vendas é possível medir tanto o desempenho em vendas da empresa como um todo quanto o de setores e vendedores específicos, além da taxa de conversão de cada ação de venda, o que traz grande clareza a suas estratégias comerciais

🡪 Evitar perdas: o controle de vendas é primordial para evitar que a empresa perca dinheiro sem ter ciência do fato. Ao encontrar uma incoerência nos dados do controle, é possível verificar qual a origem do erro e corrigi-lo. Produtos quebrados no estoque e clientes com inadimplência nos pagamentos, por exemplo, são comuns.

🡪 Precificação correta: o controle de vendas possibilita que se avalie quando é a hora de alterar o preço que se cobra por um produto ou serviço (quando há baixa venda de itens específicos, por exemplo) e até se vale a pena seguir investindo neles.

🡪 Planejamento: o controle de vendas pode ser usado para que se verifique quais produtos e serviços atraem mais clientes e qual é o período em que ocorrem mais vendas. Estas informações podem ser a base para que se decida no que vale a pena investir e traçar as melhores estratégias de vendas sazonais e atendimento.

🡪 Negociação com fornecedores: justamente por ter o controle e saber exatamente quando e quais produtos ou serviços geram mais vendas, o empresário pode negociar preços com seus fornecedores de acordo com as necessidades do negócio. Isso inclui antecipar os pedidos em períodos de alta ou requisitar descontos em épocas de baixa procura.

🡪 Fidelização e marketing: o controle de vendas pode incluir ainda dados sobre os clientes para que se mapeie as características de quem compra ou utiliza os serviços da empresa. Isso auxilia tanto no acompanhamento pós-venda que ajuda a fidelizar o cliente, quanto na criação de ações de marketing para atrair novos compradores.

5 melhores práticas para fazer o controle de vendas

Reunimos abaixo algumas dicas que podem auxiliar empreendedores de qualquer segmento a terem um melhor controle de vendas. Confira:

1.Registre tudo sobre as vendas – o ideal é que todos os dados das vendas sejam registrados utilizando um sistema ERP automatizado, mas isso também pode ser feito manualmente em planilhas. Estes registros ajudarão a controlar o caixa e servirão ainda para auxiliar no Imposto de Renda e a realizar análises. Portanto, em um controle de vendas básico, não deixe de anotar: data, número do documento (nota), mercadoria vendida, valor, condição de pagamento, desconto, valor líquido, nome do vendedor, percentual e valor da comissão.

2.Confira os registros com o financeiro – os registros das vendas diárias e do fluxo de caixa devem ser comparados com o que foi efetivamente creditado ou debitado na conta: é a chamada conciliação bancária, que pode ser somada à conciliação de cartões – uma verificação de crédito junto a instituições financeiras. Estas medidas ajudam a evitar incongruências entre o que foi registrado no controle de vendas e o que a empresa efetivamente recebeu.

3.Crie um banco de informações – ao anotar dados sobre cada um dos clientes que são registrados no controle de vendas, o empreendedor tem a chance de determinar seu público-alvo e ainda pode criar ofertas personalizadas para os consumidores de seus produtos ou serviços.

4.Analise os resultados e tome decisões – uma vez que o banco de informações esteja criado e o controle de vendas seja feito diariamente, o empreendedor pode começar a avaliar como está indo o desempenho, o que está dando certo e o que pode melhorar. Comparar as expectativas prévias e o que foi planejado com o resultado efetivo é a melhor maneira de decidir os próximos passos do negócio.

5.Siga controlando e acompanhando – o controle de vendas é um processo contínuo que deve ser feito diariamente enquanto durar o negócio. Quanto mais automatizado e padronizado for o processo, mais rápido e eficiente será – por isso a recomendação de se contratar um software específico para a gestão empresarial.