Escritório virtual: o que é, como funciona e vantagens

Por Redação Azulis

Para quem está começando na vida empreendedora, contar com as facilidades de um escritório virtual pode ser uma boa solução.

Não sabe exatamente como funciona? É o que vamos explicar neste artigo.

De imediato, vale dizer que ele atende às demandas iniciais de uma empresa, garantindo os serviços básicos para formalizar o negócio e operar com eficiência.

Se você ainda não sabe o que é um escritório virtual e como ele pode fazer a diferença no seu dia a dia, siga a leitura.

A partir de agora, vamos apresentar um guia com tudo o que você precisa saber a respeito.

Escritório virtual: o que é?

O escritório virtual não é um espaço de armazenamento na internet, como se poderia supor, mas um serviço oferecido a empresas para a realização de demandas administrativas e de atendimento ao público.

Basicamente, a oferta compreende a gestão de correspondências, o atendimento telefônico de forma personalizada e o uso do endereço comercial.

Como principal característica, portanto, um escritório virtual dispensa a necessidade de uma empresa contar com escritório físico, o que envolveria também a locação do espaço, a compra de mobiliário e a contratação de funcionários para atividades específicas.

Isso torna a modalidade econômica e ideal para negócios modernos, especialmente empresas individuais, tocadas exclusivamente pelo dono.

Como o escritório virtual funciona?

O escritório virtual é um serviço oferecido por empresas especializadas que dispõem a seus contratantes uma estrutura operacional completa.

Ou seja, ao contratar o serviço, você paga um determinado valor mensal e tem acesso a:

  • Endereço fiscal para abertura da empresa
  • Recepcionista
  • Telefonista
  • Sala de reunião
  • Salas privativas ou compartilhadas
  • Serviços de motoboy.

Todos esses serviços podem ser contratados separadamente ou em conjunto, a depender do pacote desejado.

Além do endereço fiscal fornecido pelo escritório virtual (indispensável para a abertura de empresas junto aos órgãos públicos), esse serviço também é muito utilizado para casos em que há a necessidade de alteração de endereço.

Isso ocorre, por exemplo, quando uma empresa deseja alterar o endereço físico para outro onde apenas irá receber correspondências.

Se você já é ou pretende se formalizar como MEI (Microempreendedor Individual), pode se interessar pela proposta.

Afinal, a partir de um escritório individual, obtém a dispensa de possíveis licenças exigidas quando há atividade comercial no local, a exemplo do alvará do Corpo de Bombeiros e de licenciamentos ambientais e sanitários.

Para quem o escritório virtual é indicado?

O escritório virtual é ideal para empresários e profissionais que não precisam estar no seu local de trabalho diariamente, de maneira física.

Essas situações são comuns para pessoas que trabalham remotamente, viajam, têm uma atividade em casa, ou trabalham em outra cidade, estado ou país, mas precisam de um endereço fiscal em determinada região.

Dessa forma, o serviço de escritório virtual é indicado para todo aquele que deseja abrir uma empresa de prestação de serviços, mas não precisa estar alocado nela.

Na maioria das vezes, o escritório virtual facilita a abertura dessas empresas ao disponibilizar um endereço comercial.

Quais as vantagens de se contratar um escritório virtual?

Você já deve ter percebido que são várias as razões para contratar um escritório virtual.

Mas, para deixar tudo claro, selecionamos as principais vantagens desse espaço e apresentamos a você agora.

Redução de custos operacionais

Ao contratar os serviços de escritório virtual, não é preciso arcar com custos de aluguel e manutenção da estrutura, que também inclui os gastos básicos, como luz, telefone, internet e funcionários.

Menos burocracia

Com o escritório virtual, você obtém o alvará de localização da empresa e outras autorizações para ela funcionar.

Isso porque os escritórios virtuais seguem as exigências legais e estão preparados para auxiliá-lo quanto às documentações para abertura de empresa e mudança de endereço.

Mais comodidade

Com o escritório virtual, suas correspondências são recebidas e você pode recolhê-las quando desejar.

Além disso, pode contar com serviço de telefonia especializado.

Funciona assim:

  1. Você contrata um número de telefone para a sua empresa
  2. Quando o atendente do escritório virtual recebe uma ligação para o seu número, ele fala o nome da sua empresa e fornece orientações básicas para quem procura por você, ou informações sobre o seu negócio.

Com isso, você garante a sua operação básica, com custo baixo.

Como escolher um escritório virtual?

Para usufruir de todos os benefícios citados, você precisa contar com uma empresa conceituada no mercado.

Os serviços de escritório virtual são filiados à Associação Nacional de Coworking e Escritórios Virtuais, a Ancnev.

Checar se a organização é credenciada é o primeiro passo.

Outra questão essencial na hora de contratar o serviço é visitar o espaço para ver se ele será adequado à sua demanda.

Na visita, verifique se o sistema de telefonia é eficiente, se as recepcionistas são treinadas e se os equipamentos da sala de reunião atendem à sua demanda.

Tirar todas as dúvidas é fundamental, pois é comum os profissionais acharem que esse modelo é o mais indicado, quando um coworking atenderia melhor às suas demandas.

Solicitar indicações de amigos e pesquisar a reputação da empresa na internet também é importante.

Além disso, analise se os benefícios oferecidos pela empresa de escritório virtual serão úteis para o seu negócio.

Assim, o serviço se torna uma forma eficiente e econômica de apresentar profissionalismo aos seus clientes, construindo ou aumentando a sua credibilidade no mercado.

Gostou de conhecer mais sobre os escritórios virtuais? Siga acompanhando os conteúdos da Azulis e conheça nossa plataforma para se inspirar e vender mais de forma fácil.

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