No mundo dos negócios, volta e meia surgem novas siglas. São várias: CEO, CRM, MEI, B2B, ERP, ROI e, por fim, aparece um XML. Muita coisa para assimilar?

Há várias outras, e todas são fundamentais, mas você é obrigado a saber o que significa XML, pois ela interfere no fisco de sua empresa. Entretanto, para entender a importância dessas três letrinhas, precisamos, antes, lembrar de alguns conceitos.

O que é uma nota fiscal?

Nota fiscal nada mais é do que um documento que comprova a existência de uma transação comercial, seja de produto, de execução ou de um serviço.

SAIBA+AZULIS: MEI precisa emitir nota fiscal?

Com a nota fiscal em mãos, o cliente pode trocar uma mercadoria, assim como também dá garantias à empresa emissora que verdadeiramente prestou aquele serviço ou que vendeu o produto pelo qual foi paga. Desse modo, é um benefício para as duas pontas da cadeira, ou seja, consumidor e vendedor.

Além disso, ela é a base de cálculo para o controle tributário por parte do governo. A arrecadação de impostos, como IPI, ICMS e ISS, por exemplo, retorna para a sociedade com benefícios gerenciados pela Administração Pública.

Por esse motivo, sonegar é crime. Em outras palavras, quando a empresa deixa de emitir uma nota fiscal está lesando toda a população.

Nota fiscal: do papel-carbono ao clique do mouse

Antigamente, emitir uma nota fiscal era um trabalho enfadonho e meticuloso, praticado por alguém com ótima concentração, pois não podia errar o preenchimento de forma alguma. Havia um talonário com várias vias separadas por papéis-carbono. Cancelar uma nota fiscal era um processo trabalhoso e embaraçoso.

Passados alguns anos, a tecnologia simplificou esse processo. Programas de computador fazem tudo isso, e, com alguns cliques, lá está a nota fiscal saindo da impressora. Na verdade, isso também já mudou, uma vez que hoje existe a Nota Fiscal Eletrônica.

Quais são as vantagens da Nota Fiscal Eletrônica?

Desde 2005, emitir uma NF ficou bem mais simples com a Nota Fiscal Eletrônica, trazendo consigo inúmeros benefícios. Veja alguns deles:

• As informações de cada cliente ficam armazenadas em um arquivo. Quando precisamos delas, o preenchimento é automático;
• Nada de gastar folhas e folhas de papel com diversas vias da nota fiscal. No mundo moderno, é preciso ser ecoeficiente;
• Cálculos. Nada de máquinas de calcular também. Há softwares que já calculam o total da NF, frete mediante o peso, valor dos impostos, tudo feito com muita precisão;
• Certificação. Como as notas são tiradas mediante certificação digital, a segurança contra fraudes é redobrada;
• Espaço. Caixas e caixas de arquivo morto são totalmente dispensáveis, uma vez que as notas podem ser armazenadas em HDs, CDs ou na nuvem.

Depois de emitida a nota fiscal, você deve emitir, também, o DANFE.

O que é DANFE?

DANFE é uma outra sigla? Sim, mas essa é bem simples. DANFE significa Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica. Como a nota é eletrônica, ela não acompanha a mercadoria, certo? Esse é o papel do DANFE.

Esse documento contém todos os dados da NF, como o nome de sua empresa, do cliente, o valor pago, a descrição dos produtos, os valores que servirão de base de cálculo para os impostos e o número da Nota Fiscal Eletrônica.

Podemos dizer que o DANFE é um espelho da NF-e que, por sua vez, é enviada ao cliente por meio eletrônico. Agora, sim, chegamos ao XML.

O que é o XML?

A sigla XML é o nome da extensão de um arquivo em inglês :Extensible Markup Language, ou seja, Linguagem de Marcação Extensível. Do mesmo modo que o documento do Word é gerado como .docx e do Acrobat Reader como .pdf, as Notas Fiscais Eletrônicas são geradas em XML. Simples assim.

Então, o chamado XML da Nota Fiscal Eletrônica nada mais é do que sua versão digital em um arquivo. Esse documento deve ser obrigatoriamente enviado para quem comprou a mercadoria. O comprador geralmente recebe a nota por e-mail, e é responsável por realizar seu download e armazenamento.

Vale lembrar que diferentemente do DANFE, que não precisa ser guardado, a nota fiscal tem de ser arquivada, e seu download é de extrema importância, até porque várias obrigações fiscais dependem desse documento.

Como fazer o download e abrir o documento?

Para fazer o download, ou seja, baixar esse arquivo, é necessário possuir certificação digital. Entretanto, já existem softwares que conseguem fazer isso usando apenas chaves de acesso, sem a necessidade de possuir o certificado.

É bom lembrar que você não precisa imprimir as notas fiscais, economizando, assim, bastante papel. Contudo, a Receita Federal orienta que elas sejam armazenadas durante o período de 5 anos, além do ano corrente. Aliás, é possível consultar todas as notas fiscais entrando no site do SEFAZ (Secretaria da Fazenda) do seu estado.

Tempo é dinheiro

A grande vantagem de toda essa tecnologia é que ela permite a integração entre os diversos setores de uma empresa e agiliza os processos de trabalho. Assim, você fica livre para se dedicar a outras atividades do seu negócio, principalmente focando em vendas, que é o coração de toda empresa.

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