Quem está empreendendo no Brasil sabe como é preciso estar atento às leis fiscais para não deixar nenhum documento passar em branco e o envio do SPED Fiscal é uma das formas de facilitar o envio das escriturações fiscais exigidas mensalmente às empresas.

O objetivo do SPED é promover a unificação das escriturações de documentos fiscais e outros documentos relevantes para o fisco, para aumentar a transparência nas transações das empresas perante ao governo.

Se você quer entender melhor o que é o SPED fiscal, qual a sua importância e as vantagens do seu envio correto pelas empresas, continue lendo este artigo!

O que é SPED Fiscal?

É obrigação de toda empresa detalhar ao fisco todas as movimentações financeiras, sejam elas de entradas ou saídas. Para isso, foi criado o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), um sistema criado pelo Governo Federal para informatizar os processos entre as empresas contribuintes e o fisco.

Parte dele é o SPED Fiscal, também conhecido como EFD (Escrituração Fiscal Digital), um arquivo digital que conta com todas as informações exigidas pelo fisco estadual e Receita Federal do país, como:

• Escrituração de documentos fiscais de mercadorias e de serviços;
• Registros de impostos;
• Controles de produção e estoque;
• Registros de entradas e saídas (produtos, transporte e serviços com ICMS);
• Apuração do ICMS;
• Apuração do IPI
• Informações de lucro;
• CIAP (Controle de Crédito de ICMS);
• Inventário;
• Informações adicionais.

Por que o SPED Fiscal deve ser feito mensalmente?

O SPED Fiscal existe para garantir que as empresas estejam atuando em conformidade com a lei no âmbito fiscal. Por isso, o envio do arquivo digital deve ser feito mensalmente, já que o processo garante que a empresa está cumprindo com suas responsabilidades fiscais e elimina os riscos de pagamento de juros e multas.

Como fazer o SPED Fiscal?

Para a realização do SPED Fiscal, a Receita Federal disponibiliza um programa chamado Programa Validador e Assinador (PVA), por onde o contribuinte deve submeter as informações extraídas do sistema de gestão de sua empresa em formato TXT. Caso sua empresa não conte com um sistema informatizado de gestão, é possível incluir as informações fiscais manualmente no programa, porém exige mais tempo.

Depois que os dados forem incluídos e validados no PVA, basta fazer a assinatura digital no próprio programa, com o uso de um certificado digital previamente autorizado, e enviar os dados à Receita Federal.

Para fazer o download do Programa Validador e Assinador (PVA), o contribuinte deve acessar o site da Receita Federal do Brasil.

Qual o prazo de entrega do SPED Fiscal?

O prazo de entrega do SPED Fiscal pode depender do perfil de enquadramento da empresa e da legislação estadual vigente. Mas, de uma forma geral, a entrega deve ser feita mensalmente, abrangendo as operações do período entre o primeiro e último dia do mês anterior.

Quais os benefícios do SPED Fiscal?

O SPED Fiscal foi criado para facilitar as rotinas fiscais das organizações e com isso trouxe alguns benefícios importantes. Veja alguns deles!

Diminuição de custos

Antigamente, as informações que hoje são transmitidas digitalmente por meio do PVA eram todas registradas em diversos livros fiscais, que também precisam ser autenticados fisicamente. Com a digitalização do processo, os custos para as empresas diminuíram consideravelmente, sendo esse um dos pontos positivos do SPED Fiscal.

Otimização de tempo

O SPED Fiscal, quando integrado ao sistema de gestão da companhia, otimiza o tempo dos colaboradores, já que com as informações sendo atualizadas, o preenchimento e validação do SPED Fiscal é feito em apenas alguns cliques.

Isso permite que seus funcionários percam menos tempo em tarefas extremamente burocráticas e possam investir mais em tarefas estratégicas, aumentando a produtividade de toda a equipe.

Segurança

Por se tratar de um processo digital, a segurança das informações transmitidas por meio do sistema do SPED Fiscal é maior, já que não passa por tantos intermediários até chegar ao seu destino final: a Receita Federal.

Além disso, tudo é feito em ambiente digital criptografado e validado mediante assinatura eletrônica, emitida por sua entidade regulamentadora.

Legalização da empresa

Com o SPED Fiscal ficou muito mais fácil para as empresas cumprirem com seus compromissos legais e fiscais, já que os processos de escriturações podem ser feitos de forma prática, rápida e digital.

Isso inclusive incentiva as companhias a legalizarem todas as suas operações, exigindo a emissão de notas fiscais em todas as transações, garantindo o cumprimento de seus deveres como contribuintes.

Menos falhas

Uma das vantagens que os procedimentos digitalizados nos proporcionam é a diminuição de erros humanos e esse também é um benefício do uso do sistema PVA para o envio e validação do SPED Fiscal.

O ideal é investir em um bom software de gestão, que faça a exportação dos documentos e informações necessárias para facilitar na hora de realizar o SPED Fiscal do mês.

Outra dica importante é sempre fazer a revisão dos documentos inseridos no sistema e investir no treinamento dos colaboradores e na educação contábil e tributária em todos os setores administrativos, para que todos os procedimentos da empresa sigam o mesmo padrão de qualidade.

Vale lembrar que todas as organizações contribuintes do ICMS têm a obrigação de enviar e validar as informações do SPED Fiscal, portanto, não deixe para depois a legalização de sua empresa.