Quem pensa que apenas multinacionais e grandes organizações devem ter um código de conduta empresarial, precisa repensar essa crença. O documento é indicado para empresas de todos os portes, inclusive para microempresas. Isso porque é um conjunto de regras e valores que são como diretrizes para os funcionários, prestadores de serviço e demais envolvidos no negócio.

Confira a seguir mais vantagens e aprenda a elaborar o próprio código de conduta da sua empresa.

O que é um código de conduta?

O código de conduta é um guia que aborda valores éticos, missão e demais diretrizes da organização.

Ele também é conhecido como código de ética, e deve ser consultado por todos os colaboradores para que se orientem e tirem dúvidas a respeito de decisões e atitudes a serem tomadas dentro ou em nome da empresa. Essa ação faz com que os princípios da companhia se mantenham intactos.

Além disso, o código de conduta também reforça a identidade do negócio pois, apesar de a empresa ser pessoa jurídica, são as pessoas físicas que constroem a imagem da organização aos olhos do cliente.  Por isso, é importante definir e esclarecer procedimentos internos os funcionários.

Profissionais de empresas que possuem um código de conduta conseguem saber exatamente a expectativa que a organização tem em relação ao comportamento deles. Ou seja, essa norma interna beneficia tanto a companhia quanto os seus colaboradores.

Vale ressaltar que o código de conduta é universal para todos os colaboradores da empresa, sejam eles trabalhadores internos, prestadores de serviço ou líderes. Independentemente do cargo ou função, as regras valem para todos.

O documento também deve ser divulgado para fornecedores, clientes e até órgãos governamentais, caso eles façam parte da comunidade envolvida nos negócios da empresa.

Apesar da importância e das vantagens, não é uma obrigatoriedade da empresa possuir um código de conduta. A decisão pela criação ou não das normas é uma prerrogativa da organização.

Qual a importância de ter um código de conduta?

Como já abordado anteriormente, o código de conduta é de extrema relevância para o bom andamento dos negócios porque pode melhorar a reputação da empresa, tornando-a mais atraente para os clientes.

 Ele também é capaz de lapidar a boa convivência entre os funcionários. A maioria deles gosta de ter um manual sobre como agir e sobre quais regras seguir na empresa.

Além disso, é imprescindível deixar claro o que pode ser feito e o que é proibido dentro da organização.

As orientações previstas no código de conduta deixam os funcionários mais seguros em relação ao desenvolvimento do trabalho e para  propor sugestões e novas ideias. Isso é o resultado de informações claras quanto ao direcionamento da empresa em relação a projetos e propostas de inovação.

Portanto, esse material será capaz de criar a cultura organizacional que a empresa deseja.

O código de conduta também pode ser apresentado para candidatos a eventuais vagas na companhia. Pois, assim, eles saberão se a ética pessoal deles é condizente com a praticada pela empresa.

Como elaborar um?

Como pôde ver, um código de conduta pode contribuir para muitos avanços na empresa. Mas para que ele resulte nos benefícios esperados, é preciso elaborá-lo de maneira correta.

Há empresas específicas de consultoria que podem ser contratadas para a elaboração desse projeto. Porém, em muitos casos, tal investimento é inviabilizado devido às finanças do negócio.

Mas isso não deve ser um impeditivo para a empresa não ter  seu próprio guia de ética.

Aqui, você vai aprender todos os passos para elaborar o código de conduta da sua companhia, desde a linguagem que deve ser usada e os prontos imprescindíveis, até a maneira de divulgá-lo para os colaboradores. Confira!

• Comitê de ética

Primeiramente, é preciso selecionar colaboradores-chave que farão parte de um comitê de ética. Sugere-se formar um grupo com profissionais do setor de recursos-humanos, do departamento jurídico,  principais executivos e CEO.

Todos os membros do comitê deverão ter conhecimento prévio dos valores da empresa, assim como a missão. Eles serão os responsáveis por elaborar as normas do código.

Desta forma, a criação das regras será baseada na essência que a empresa já possui e com a riqueza da visão de diferentes colaboradores.

• Conteúdo

O comitê de ética deve abordar primeiramente temas que são fundamentais para um código de conduta. Entre eles, estão: regras de governança, confidencialidade de informações, proteção de dados, conflito de interesses e o conjunto de normas morais da empresa, como  valores, por exemplo.

Depois de criar a base do código de conduta, é preciso elucidar as regras referentes a outros temas específicos da empresa. Podem ser orientações sobre o atendimento aos clientes,  recebimento de presentes, contratação de familiares etc.

Por último, é preciso  elaborar condutas a respeito da rotina e da cultura que o empreendedor deseja ter na empresa. Orientações sobre o uso do celular no horário de trabalho, ao acesso às  redes sociais,  vestimenta ou uniforme– conhecido também como dress code –, entre outros assuntos.

É importante que o comitê aborde o maior número possível de temas que possam gerar dúvidas ao colaborador.

Na hora de escrever as regras, é preciso ter em mente que o texto deve ter frases curtas e objetivas. A mensagem deve estar clara para todos os colaboradores, de todos os cargos e qualificações. Em alguns casos, vale a pena incluir exemplos no documento.

Além disso, os verbos do texto devem estar escritos no imperativo, já que se tratam de regras.

O código de conduta deve abordar também as sanções que serão aplicadas em caso de não conformidade com o regulamento.

• Discussão

Depois de previamente elaborado, todos os pontos do código de conduta devem ser analisados minuciosamente.

Os profissionais convidados a fazer parte do comitê de ética devem debater cada ponto, a fim de que evitem falhas ou duplos sentidos ou que prejudique alguém, por exemplo.

É importante também consultar um advogado para que ele analise o código de conduta e avalie a legalidade do documento.

1. Divulgação

Com o código de conduta pronto, é hora de divulgá-lo, por meio de comunicação interna. Para isso, é preciso que os trabalhadores saibam não só que o documento existe, mas tenham conhecimento do seu teor.

É indicado que o material esteja acessível para todos os colaboradores no sistema interno da empresa, conhecido como intranet. Além disso, vale a pena deixar o código de conduta impresso em lugares estratégico da organização.

Sempre que um novo funcionário for contratado, ele deve ser orientado quanto ao código de conduta.

Porém, sabe-se que com o passar do tempo, as informações são esquecidas. Por isso, é importante também que a divulgação das normas seja feita periodicamente. Neste caso, não é necessário retomar o  código de conduta completo, mas  partes específicas dele.

1. Monitoramento

Mesmo depois que o código de conduta for  inserido no dia a dia da empresa, é preciso que os membros do comitê de ética façam revisões e atualizações.

O acompanhamento é necessário, pois, muitas vezes, novos desafios éticos podem surgir, assim como novas legislações.

Além disso, é de responsabilidade do comitê fazer o monitoramento e avaliação de situações de desvio de conduta.

Pronto, agora sua empresa já pode ter um código de conduta!

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