Comunicação interna: tudo o que precisa saber

Por Redação Azulis

Saiba tudo sobre comunicação interna, por que é tão importante para corporações, quais os principais benefícios e como aplicar no negócio.

Comunicação Interna

O que é comunicação interna?

A comunicação interna nada mais é que uma rede de transmissão de informações da corporação e todos os seus segmentos por meio de veículos e canais de comunicação internos, estabelecendo um diálogo entre os empregadores e seus colaboradores.

É visível o quanto a importância da comunicação interna cresce para as empresas, tornando-se uma prioridade entre gestores que prezam pela entrega de resultados e pela eficiência.

Tendo em vista que vivemos na era do conhecimento disseminado e da informação de fácil acesso, as empresas se veem obrigadas a se dedicarem de forma mais detalhista aos processos internos de comunicação.

As organizações estão em constante transformação, seja em sua cultura organizacional, seja em virtude das interações entre suas equipes, em vista de alterações no mercado e de contextos histórico-econômicos.

É perfeitamente compreensível que os gestores se assustem com a frequência que novos desafios surgem, já que se torna difícil manter o equilíbrio e a fluidez interna. Por isso, é preciso saber todas as informações sobre o assunto.

SAIBA+AZULIS – 7 hábitos de Rick Prospera; de vendedor de água a palestrante em Harvard

Qual é a importância da comunicação interna eficaz?

É necessário, em primeiro lugar, compreender que a comunicação interna eficaz é fundamental para manter a política e os posicionamentos oficiais da empresa bem alinhados ao discurso dos gestores.

Os colaboradores, assim como clientes, devem conhecer os valores pelos quais a empresa preza e estar cientes de todas as decisões que ela possa vir a tomar diante de determinadas situações. Assim, não haverá mal-entendidos ou incoerências com relação a isso.

Mais do que manter esse contato entre o discurso da empresa e as pessoas envolvidas, a comunicação interna eficaz é capaz de garantir que os funcionários permaneçam a par dos principais objetivos da companhia, seja a curto, seja a longo prazo e busquem trabalhar em função deles, assim como serem cobrados para tal.

Esse tipo de comunicação influencia diretamente na evolução do empreendimento e no nível de produtividade das equipes, uma vez que os colaboradores passam a agir de maneira mais focada, visando alcançar as metas e objetivos propostos, superando todos os desafios.

Qual o objetivo da comunicação interna?

A comunicação interna tem como principal objetivo manter gestores e colaboradores alinhados entre si, a fim de que o trabalho em conjunto seja produtivo e alcance o que foi proposto.

Ao trabalhar em comum acordo, é possível evitar que erros ou atrasos sejam cometidos por falta de diálogo entre as equipes, permitindo que a produção siga muito mais qualificada e eficiente.

Investir na comunicação interna eficaz deve ser um dos principais objetivos da empresa. A clareza de ideias e o repasse das informações, assim como o aumento do diálogo entre as equipes e o alinhamento quanto às metas, garantem o aumento da produtividade.

Dessa forma, é possível incentivar a motivação dos funcionários, para que mantenham uma relação mais engajada com a empresa.

Todas essas ações melhoram o clima empresarial como um todo, diminuindo a taxa de rotatividade de colaboradores, combatendo conflitos e trazendo grandes benefícios a todos.

As causas da falta de comunicação interna

A falta de comunicação interna é uma questão que pode ter diversas causas e que pode levar a diversos problemas.

Geralmente, a maior causa da falta de comunicação reside no fato de os gestores acreditarem que seus comunicados serão assimilados pelos colaboradores de forma rápida e objetiva, passando por todas as equipes e pela cadeia hierárquica da empresa sem grandes obstáculos. Contudo, não é bem assim que acontece.

A verdade é que, conforme analisa-se os estágios mais baixos na pirâmide hierárquica da companhia, mais reclamações são encontradas com relação a colaboradores insatisfeitos com a quantidade de informações que recebem.

Na rotina de uma empresa, é preciso lidar com uma enxurrada de informações: relatórios, reuniões, e-mails e comunicados da empresa.

Em meio a tanto conteúdo, a chance de o funcionário não conseguir se conectar ao que está ocorrendo na empresa é muito grande.

Consequências da falta de comunicação interna

·         Mais falhas nos projetos

Segundo estudo do Project Management Institute (PMI), quase 40% dos projetos falham, dos quais 56% fracassam graças a problemas na comunicação interna (isso significa mais de 20% de todos os projetos). Em termos financeiros, a cada U$ 1 bilhão revertido em projetos, até U$ 75 milhões acabam perdidos em decorrência de problemas de comunicação.

·         Mudanças que viriam para o bem podem causar problemas

A comunicação interna, quando falha antes de mudanças importantes, pode desencadear a má conduta dos colaboradores, o que afeta diretamente a produtividade.

·         Aumenta a taxa de demissão da empresa

Quando um colaborador não se sente ouvido e fica insatisfeito, certamente cogitará desligar-se da empresa. Muitas vezes, a questão poderia ser facilmente resolvida ao combater falhas na comunicação interna.

A comunicação eficaz entre o funcionário e seus colegas e gestores é o principal fator no processo de tomada de decisão para deixar ou não a empresa.

·         O relacionamento com os clientes também piora

Todo empreendedor deve se perguntar se algum cliente já deixou de comprar um produto ou serviço por ter sido mal atendido ou por não ter tido acesso a todas as informações necessárias. Quantas oportunidades de fidelizar novos clientes já foram perdidas porque o responsável pela venda não conseguiu criar uma relação de confiança com o consumidor?

Como já é de se esperar, quando um funcionário se sente mais engajado com seu trabalho, permanecerá motivado a se empenhar e melhorar a forma como lida com clientes, o que levará a um maior número de fidelizações.

As questões mencionadas aqui são apenas alguns problemas causados pela falta de comunicação interna eficaz. Por isso, é preciso investir em processos de comunicação que funcionem e consigam abranger toda a empresa.

SAIBA+AZULIS – SWOT; entenda o que é, como interpretar e suas principais vantagens

Processos de comunicação interna: como fazer?

Existem diversos canais que podem ser utilizados em prol da comunicação dentro das instituições. São eles:

·         E-mail

E-mails são largamente utilizados pelas empresas para comunicação externa e interna. É possível criar múltiplos grupos de e-mail para abranger setores específicos ou toda a empresa. As informações podem ser acessadas pelos colaboradores e serão muito eficazes se enviadas de maneira correta.

Importante salientar que os e-mails já são formas de comunicação muito comuns dentro das empresas, o que acabou por aumentar o nível de informalidade dessa rede de contato, fazendo com que muitas mensagens sejam ignoradas, principalmente se os funcionários possuem algum nível de dificuldade em se engajar com os discursos da companhia.

Quem optar por utilizar o e-mail como principal forma de comunicação deverá caprichar nos títulos para garantir que a mensagem seja aberta e tida como importante, além de elaborar um conteúdo de forma clara e objetiva, para que seja compreendido da melhor forma.

·         Mural de avisos

Uma das maneiras mais tradicionais e ainda utilizadas pelas empresas que desejam se comunicar internamente é por meio de murais de avisos espalhados pelo prédio.

Geralmente, os murais são atualizados pela anexação de cartazes e panfletos, fixados periodicamente.

Ainda que sejam opções muito econômicas, os murais estão sendo deixados de lado e perdendo espaço para outros canais, até porque não são muito atrativos e precisam de alguém para mantê-los em constante atualização.

De toda forma, investir em um mural não demanda muitos recursos, e é possível alocá-los em locais de grande circulação de pessoas, como um espaço comum ou um refeitório. Também será preciso designar pessoas que fiquem responsáveis pela atualização periódica.

·         Intranet

A intranet é largamente utilizada em prol de manter uma comunicação interna eficaz. Por meio dessas redes sociais privadas, gestores e colaboradores podem compartilhar informações e arquivos, mantendo uma rede de diálogo com toda a empresa.

Apesar de sua eficiência, a intranet também possui limitações que muito se assemelham às dos e-mails, podendo perder efetividade em alguns contextos.

·         TV corporativa

A TV corporativa é uma das maneiras mais eficientes de deixar a comunicação da empresa mais efetiva e dinâmica.

Por meio de aparelhos posicionados por toda a companhia, é possível realizar comunicados e repassar informações para todos os colaboradores, de forma que os gestores podem aproveitar até mesmo para fornecer treinamentos e capacitações a distância.

O ideal é que a rede de TV seja subdividida em sessões para cada setor, assim as equipes terão espaço para postar suas próprias novidades em formato de vídeo.

·         Canal de vídeos interno

O conceito de TV corporativa evoluiu e se transformou em algo que está além dos aparelhos de TV, sendo possível utilizar-se desse meio de comunicação com dispositivos móveis como celulares, tablets e computadores, não sendo necessário instalar aparelhos por toda a corporação.

Com um canal de vídeos interno, é possível desfrutar de todas as funcionalidades de uma TV corporativa, porém de forma ainda mais fácil e acessível.

Dessa forma, cada setor teria seu próprio canal para divulgar conteúdos importantes e novidades, e todos os gestores e colaboradores poderiam manter um diálogo saudável por meio de seus aparelhos.

Um canal de vídeos também pode servir como uma forma efetiva para capacitação e treinamentos oferecidos pela empresa, tudo de forma mais simples para o colaborador.

É importante salientar que a empresa deve investir na segurança de dados, já que os materiais vinculados aos canais internos podem conter informações sigilosas sobre o empreendimento.

·         Jornal interno

Jornais e revistas internos podem se tornar mais do que apenas um canal de comunicação interna. Podem ser utilizados de forma a dar destaque para as notícias consideradas mais importantes, e ter um espaço separado para cada setor da empresa.

Entretanto, trata-se de um dos meios mais caros de comunicação interna, já que a produção demanda certa quantidade de recursos e energia, seja para edição ou impressão. Por isso, tem perdido espaço dentro das empresas, já que um dos objetivos de toda corporação é economizar dinheiro e tempo.

Como medir o nível de comunicação interna?

Tão importante quanto investir na comunicação interna é medir o nível do que foi alcançado até então. Apenas uma parte dos profissionais envolvidos na comunicação realiza essa medição, uma atitude capaz de mostrar o real valor da prática para toda a empresa.

Fortalecer a presença da comunicação interna eficaz e comprovar o valor da prática são dois dos principais desafios enfrentados por profissionais de todos os segmentos. Para superar essa dificuldade, é preciso que a equipe de comunicação se utilize de dados e informações para acompanhar a utilidade dos métodos adotados.

Nesse sentido, além de se pautar em números para tomar decisões estratégicas, os profissionais de comunicação terão maior embasamento para convencer os gestores a investirem ainda mais recursos no setor.

Mas, afinal, como dar início à mensuração e quais dados utilizar?

Dentro de cada negócio, é possível criar métricas específicas tendo como base objetivos e metas de resultados. Em vista disso, deve-se, inicialmente, identificar os indicadores chave de performance, ou seja, os KPIs.

Um KPI efetivo deve ser realmente útil e não usado apenas para demonstrar bons resultados. Ou seja, os números devem trazer informações que ajudem no aprendizado da empresa, para uma tomada de decisão mais inteligente. Para isso, é preciso definir o que será avaliado, de acordo com os objetivos a atingir.

·         Como mensurar

Uma das metodologias mais utilizadas é o cálculo do Retorno sobre O Investimento (ROI), que traça um comparativo entre o valor que foi investido e o retorno obtido pelo empreendimento.

Por outro lado, muitas vezes os resultados obtidos pela comunicação interna eficaz não são, necessariamente, palpáveis ou relacionados diretamente a ganhos financeiros.

Ao estabelecer indicadores e métricas para um setor, é fundamental que também se defina um prazo para a apresentação de tais informações, o que pode variar de acordo com a estratégia adotada ou tamanho da companhia.

Depois de traçar a periodicidade de análise dos dados, considere os canais de comunicação mais adequados para expor as informações e divulgar o que for importante com as equipes, gestores e todos os colaboradores que, de alguma forma, contribuíram estrategicamente.

Gostou do nosso conteúdo sobre comunicação interna? Quer ter acesso aos principais assuntos para empreendedores? Navegue pelo site para conhecer mais sobre a Azulis e os serviços oferecidos pelo portal.

As informações foram úteis?

Você não achou esse artigo útil.
Nos ajude a melhorar! Como podemos tornar esse artigo mais útil?
Agradecemos pelo seu feedback!