Em todos os campos de nossa vida, ter um planejamento é essencial para que os objetivos sejam concretizados. Se você tem uma empresa, não é diferente. Para que se tenha sucesso em sua gestão, é fundamental que um planejamento orçamentário seja adotado.

Um bom planejamento ajuda o empresário a planejar e controlar as despesas e também os resultados do empreendimento, além de alavancar os lucros . Por outro lado, a falta de gestão adequada no planejamento orçamentário é uma das dificuldades dos empreendedores e pode ser prejudicial para a empresa.

Afinal,  se não conhecer a realidade das despesas do próprio negócio, o empreendedor não saberá quais medidas tomar em casos de problemas, como chegar à falência. Portanto, o planejamento orçamentário é considerado um dos melhores meios para que o empresário tome decisões dentro de seu negócio.

O que é um planejamento orçamentário?

Define-se como o levantamento de despesas, receitas, investimentos e custos que a empresa terá no futuro, seja nos próximos meses ou nos próximos anos. Com uma avaliação 360º da empresa, você estará preparado para tudo que estará por vir no negócio.

Com ele, é possível, portanto, tomar decisões assertivas e encarar da melhor maneira todos os cenários possíveis. Diferente do planejamento financeiro,  que gerencia os recursos da sua empresa a longo prazo – momento em que você sonha em realizar projetos, por exemplo – o planejamento orçamentário funciona de forma mais imediata, colocando na ponta do lápis todos as movimentações daquele mês, desde o valor da conta de luz até os investimentos.

Mas é importante que se evite fazê-lo com base em “achismos” ou “chutes”. É preciso realizar um trabalho detalhado, com embasamento para prever os valores. Por isso, outro passo importante é revê-lo todos os meses para fazer ajustes conforme os gastos, investimentos e outras ações que estiverem sendo feitos na sua empresa.

Inclusive, em tempos de crise, um planejamento orçamentário possibilita visualizar com mais facilidade as oportunidades de redução, enfrentando um cenário negativo de forma sustentável.

Por que você deve fazer um planejamento orçamentário?

Se você adotar o planejamento orçamentário para a sua empresa, terá uma série de pontos positivos, como ajudar nos indicadores de desempenho do seu negócio. Veja quais as principais vantagens desta ferramenta em seu negócio:

1 – Orçamento organizado

Organização no orçamento é fundamental para que a empresa possa gerir de forma eficiente os seus resultados mensalmente. Também é importante que se tenha o controle dos recursos financeiros ao longo do ano.

2 – Reduzir custos desnecessários

Quando se inicia o planejamento orçamentário, fica mais fácil saber quais são os gastos necessários para a empresa, evitando excessos e assim economizar para investimentos importantes.

Principalmente, as despesas recorrentes, como água, luz, combustível, mercadoria, etc, são melhores controladas se estiverem dentro do planejamento.

3 – Transparência

O detalhamento dos gastos tornam todos os dados da empresa transparentes e evitam informações enganosas. A falta de clareza pode mascarar, inclusive, os resultados que a empresa terá no fim do ano. Por isso, o planejamento orçamentário possibilita a visão dos pontos críticos e também positivos na empresa.

Portanto, a transparência nos resultados identifica o caminho que sua empresa está indo e oferece à você, gestor, a segurança de que suas decisões.

4 – Cálculo detalhado

O planejamento orçamentário permite ainda que se tenha um cálculo detalhado de todas as suas despesas. Assim, fica mais fácil perceber onde está sendo gasto a mais do que deveria, encontrando falhas e pontos de melhoria. Em outras palavras, há a possibilidade de visualizar, a médio e longo prazo, todas as suas despesas.

Como e quando fazer um bom planejamento orçamentário?

Não há um período específico para se fazer o planejamento orçamentário, mas é ideal que se tenha o controle dos gastos antes de se elaborar o negócio ou que os gastos sejam feitos.

E, para isso, é essencial que se faça um levantamento das vendas, empréstimos e outras fontes de renda da empresa. Além disso, precisa-se registrar também os custos operacionais, investimentos e despesas, para identificar pontos críticos e positivos no cenário do negócio.

Assim, você pode prever o resultado de um ano da empresa diante de diferentes cenários, pessimistas ou otimistas, evitando assim imprevistos no decorrer do ano.

Quando é necessário refazer seu planejamento orçamentário?

O planejamento orçamentário também tem por objetivo deixar claro para a administração e para os sócios da empresa quais são as aspirações e situações da empresa. E, por ser uma poderosa ferramenta de avaliação da realidade, deve ser conferido constantemente.

Então, revise periodicamente o planejamento, e determine os planos de longo prazo. Por se tratar de um documento vivo e em com constantes mudanças, você precisa adaptá-lo conforme as alterações de cenário. Preferencialmente, todos os meses.

Dicas para elaborar um planejamento orçamentário ideal para a sua empresa

Agora que você já sabe o que é e qual a importância de se adotar um planejamento orçamentário, veja a seguir dicas importantes para que sua empresa use esta ferramenta:

1 – Contate profissionais especializados

Um planejamento orçamentário deve ser feito com calma e paciência. Então, é fundamental que seja feito de maneira minuciosa e com um prazo de antecedência antes de que os gastos sejam feitos.

Assim, convide profissionais da área financeira para participar da construção desse planejamento. Você pode também contratar uma empresa especializada para auxiliá-lo neste material.

2 – Detalhe todos os números

Para criar o planejamento orçamentário, detalhe todos os números de recursos da empresa. Isto inclui vendas, empréstimos obtidos e outras fontes de receita. Além disso, inclua os seus custos, despesas e investimentos. Não esqueça de mencionar nenhum gasto ou dinheiro à receber, para garantir um planejamento real da situação da empresa.

Esta classificação das receitas e despesas deve levar em conta as necessidades gerenciais de cada empresa. Contudo, deve responder às perguntas do tomador de decisão.

3 – Simule cenários

Para que se tenha uma realidade mais transparente dos números, você deve simular todos os possíveis cenários que a empresa deve passar. Do mais otimista ao mais pessimista. Assim, será possível detalhar com clareza quais as melhores decisões a se tomar.

Então, seja qual for seu negócio, faça um bom planejamento orçamentário. Ficará mais fácil ter uma visão realista de seus gastos e evitar prejuízos, além de possibilitar um aumento nas suas rendas.