Uma das ações que contribuem para o bom funcionamento de um empreendimento é a emissão de notas fiscais. Afinal, a emissão desse documento é exigida por lei, e fazer uso dele pode livrar você de problemas com a receita federal.

Os sistemas de emissão e envio de nota fiscal eletrônica (NFe) sempre geram dois arquivos: um no formato PDF, mais conhecido e fácil de ser entendido, e o outro em XML.

Mas o que é esse documento XML e qual a importância dele para o bom andamento do seu negócio? Veja agora tudo que você precisa saber sobre o assunto!

O que é XML?

XML é uma sigla em inglês que significa “Extensible Markup Language”. Traduzido ao pé da letra para o português significa “Linguagem Extensível de Marcação”. Mas, o que isso quer dizer?

Para responder essa pergunta, vamos lembrar um pouco de quando os computadores e a internet começaram a se popularizar. O volume de dados gerados era muito baixo e, por isso, fácil de organizar e interpretar.

Desde então, a quantidade de informações aumentou exponencialmente. Por conta disso, surgiram novos métodos de trocar informações, e esses, por sua vez, foram aprimorados com o passar do tempo.

Além disso, os seres humanos interpretam informações de forma bastante complexa. Por exemplo, nós conseguimos entender com facilidade um bilhete deixado em um bloco de notas, mesmo que ele esteja com uma letra rabiscada, gírias ou abreviações de palavras.

Mas, um sistema de computação não consegue processar os dados do modo que os seres humanos entendem. Por isso, surgiu a necessidade de usar códigos capazes de serem lidos tanto pelas pessoas quanto por softwares.

Com a evolução da tecnologia, o modo de escrita foi aprimorado até conseguirmos chegar a documentos como o XML.

Com isso, de modo resumido, XML é uma linguagem codificada que pode ser usada para a leitura de textos e dados tanto por sistemas de computação quanto por pessoas.

O foco de um documento XML é guardar dados e informações importantes de modo seguro.

O que é XML da NFe?

Ao enviar e receber notas fiscais eletrônicas é comum ver no e-mail um documento no formato XML e outro no formato PDF — Portable Document Format (Formato Portátil de Documento).

O documento em PDF se chama DANFe, que é a abreviação de Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica. Nele, você vai encontrar as principais informações da sua NFe.

Mas não caia no erro de confundir o DANFe com a NFe, porque eles não são a mesma coisa. O DANFe é apenas uma representação do que está salvo no documento XML. O que tem a validade garantida e realmente é a sua NFe é o documento XML.

Vale a pena destacar que, nem todas as informações presentes em XML são passadas para o DANFe. Mas, todas as informações presentes no DANFe estão descritas no documento XML.

Qual a sua importância?

A lei exige que toda mercadoria a ser transportada, como produtos físicos vendidos em e-commerce, seja acompanhada do DANFe. Já o documento XML deve ser enviado por e-mail para o cliente.

Mas qual é a importância disso? O arquivo em XML tem validade fiscal e pode ser usado em casos de troca. Além disso, se acontecer de você passar por uma auditoria da receita federal pode ser que o fiscal solicite seus documentos XML para conferir cada nota fiscal emitida.

A legislação, no CAT 162/2008, exige que o empreendedor guarde as NFe por 5 anos. Isso se aplica tanto as notas fiscais que emite quanto as que recebe de seus fornecedores ou parceiros de trabalho.

No entanto, o método de armazenamento dos documentos não é especificado por lei. Isso pode ser decidido por cada empresa, do modo que for mais conveniente.

Uma dica: é importante armazenar os arquivos de um modo em que seja praticamente impossível perdê-los. Se você guarda suas cópias do documento XML apenas em um computador local, o que acontece se ele quebrar ou apresentar defeito?

Nenhum problema técnico deve ser capaz de impedir você de conseguir acessar os documentos. Isso vai evitar problemas na hora de lidar com a fiscalização. Por isso, vale a pena buscar uma solução de armazenamento confiável em nuvem.

Como obter?

O ideal é que o documento XML seja gerado assim que você emitir a sua NFe. Logo depois disso, é preciso que você o envie para o cliente. Mas, nem sempre tudo acontece da forma ideal.

Por isso, é importante saber que o DANFe vem acompanhado de uma chave de acesso, com 44 algarismos únicos.

Ao acessar o portal da Nota Fiscal Eletrônica, no site da Receita Federal, basta que você digite a chave de acesso para consultar e baixar a NFe no formato XML. Mas é bom lembrar que, para isso, você também precisa ter um certificado digital.

É bem provável que essas 3 letras, XML, tenham assumido um novo significado para você. É essencial que você continue a dar atenção as notas fiscais que envia e recebe. Por fazer isso, vai evitar problemas com a fiscalização e garantir o bom andamento do seu negócio.