A nota fiscal é essencial para que sua empresa atue dentro dos parâmetros legais e evite complicações judiciais. Mas esse processo não precisa de dor de cabeça.

Na verdade, uma vez que você realiza a burocracia inicial e aprende como gerar NF, vai fazer a emissão sem complicações todos os meses.  a boa notícia é que existem sistemas em que você não paga nada por isso.

Quer tirar todas as suas dúvidas sobre o assunto? Confira, a seguir, como gerar NF e manter sua empresa em dia com esse registro fiscal.

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É possível gerar NF de graça?

Sim, é possível gerar NF de graça, tanto a de serviços quanto a de produtos.

No caso da nota fiscal de serviços eletrônica (NFS-e), o melhor caminho é entrar no site oficial do município onde fica sediada a empresa. Por lá, você vai encontrar um atalho para o sistema e não terá problemas para utilizá-lo, sem custos.

Para o caso das NF-es, também existem sistemas gratuitos. Um dos principais é o desenvolvido pela Secretaria da Fazenda de São Paulo, disponibilizado pelo Sebrae.

Soluções que não cobram para gerar NF são vantajosas, principalmente para micro e pequenos empreendedores que emitem poucas cobranças por mês. Nesse caso, uma ferramenta mais completa pode comprometer o orçamento em um primeiro momento.

Para quem já possui um negócio em fase mais madura, plataformas de gestão e sistemas financeiros mais completos podem facilitar a emissão e a integração das notas fiscais com outras áreas da empresa.

Como gerar NF eletrônica: passo a passo

Nos próximos tópicos, confira o passo a passo para gerar NF eletrônica para realizar as cobranças do seu negócio:

1. Abra a sua empresa

O primeiro passo é registrar o seu CNPJ, caso ainda não possua um. Uma opção é obter o certificado de microempreendedor individual (MEI), que tem processo de abertura online e cobrança de impostos a partir do Simples Nacional.

Mas lembre-se de que o MEI tem limite de faturamento de R$ 81 mil por ano. Então, é preciso avaliar se você se enquadra na modalidade.

Caso você já tenha CNPJ, já pode pular para a segunda etapa.

2. Defina o tipo de nota fiscal

Também é necessário identificar o tipo de nota fiscal que a sua empresa deve emitir. Os principais tipos são a nota fiscal eletrônica (NF-e), a nota fiscal de consumidor eletrônica (NFC-e) e a nota fiscal de serviços eletrônica (NFS-e).

Para identificar o tipo de nota fiscal, é importante conversar com seu contador. O MEI, por exemplo, não é obrigado a emitir nota para consumidor pessoa física — apenas para pessoa jurídica.

3. Obtenha um certificado digital

O próximo passo é obter o certificado digital, a assinatura digital da sua empresa que valida a nota fiscal eletrônica. Trata-se de uma forma de garantir a autenticidade do documento e evitar fraudes.

O certificado digital deve ser obtido por meio de uma Autoridade Certificadora da Infraestrutura de Chaves Pública Brasileira (ICP). No próprio portal online da autoridade escolhida, você pode fazer a solicitação do certificado.          

Depois, você precisa ir presencialmente até uma Autoridade de Registro (AR) com os documentos requisitados para validar as informações.

4. Faça o credenciamento na Sefaz

Depois, você precisa credenciar o seu CNPJ junto à Sefaz do estado em que sua empresa atua. Sem esse credenciamento, não é possível gerar NF.

Para fazer o credenciamento, é preciso consultar os procedimentos, que variam para cada estado. Consulte orientações na página de nota fiscal do Sefaz do seu estado antes de fazer a solicitação.

5. Escolha o sistema de emissão

Com todas as etapas burocráticas concluídas, é hora de escolher um software para gerar a NF.

Existem diversas opções. Entre elas, estão os sistemas gratuitos de emissão de notas que mencionamos anteriormente.

A vantagem, nesse caso, é que você não paga para emitir as notas e tem uma redução nos custos do negócio. É, portanto, a escolha ideal para quem é MEI ou pequeno empreendedor que vende serviços.

Mas também é possível implementar um sistema de gestão pago, que reúne outras funcionalidades de gestão financeira além da emissão de nota. Se esse for o caso, prefira softwares que oferecem período de teste para fazer a escolha certa.

6. Emita a nota fiscal

Ao colocar o passo a passo anterior em prática, você já pode emitir a NF.

Para isso, acesse o sistema escolhido e preencha os dados necessários, que são referentes ao seu cliente, ao serviço prestado e ao valor da operação. Depois de revisar os dados, confirme a emissão. E pronto: o processo está finalizado.

Caso você tenha ficado com alguma dúvida, no Portal da Nota Fiscal Eletrônica, há uma página de perguntas frequentes com um guia completo com as principais dúvidas dos usuários.

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Depois de gerar NF eletrônica

Depois de entender como gerar NF, você pode otimizar outros processos da sua empresa.

Para isso, conte com a Azulis. Na plataforma, você encontra diversas soluções financeiras, como empréstimos, máquinas de cartão, contas digitais e cartões de crédito.