Com tantos encargos e responsabilidades, saber como fazer folha de pagamento pode dar um enorme trabalho, especialmente se a empresa ainda não conta com um setor de RH.

Se este é o seu caso, vamos mostrar um passo a passo eficiente que pode ajudá-lo a fazer uma folha de pagamento organizada, sem perder dados importantes, tanto para os profissionais quanto para os órgãos tributários.

O que diz a legislação sobre como fazer folha de pagamento?

A folha de pagamento é um documento obrigatório que deve ser emitido por empresas. Suas regras são definidas pelo artigo 225 e pelo artigo 444 do decreto 3048/1999. Os detalhes sobre como fazer folha de pagamento são melhor descritos nos incisos I e II.

Além de ser fundamental para a contabilidade de uma empresa, a folha de pagamento também é um documento essencial para os colaboradores. É através dele que procedimentos como declaração do Imposto de Renda e a entrada na aposentadoria são realizados, para que os valores de INSS sejam pagos corretamente aos colaboradores.

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Como fazer a folha de pagamento?

A folha de pagamento é responsabilidade tanto do setor contábil como de RH em uma empresa. Nele, deve constar tanto o valor bruto quanto o salário líquido do funcionário, detalhando o que é descontado.

Para fazer a folha de pagamento de forma correta e adequada, é necessária uma série de informações obrigatórias, bem como manter os dados cadastrais de cada membro devidamente organizados e atualizados. Isso evita problemas trabalhistas durante a permanência do funcionário na empresa, bem como em sua eventual saída.

Vamos mostrar como fazer folha de pagamento em alguns passos simples, para que todo o processo seja dinâmico e claro para todos, de funcionários a gestores.

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1º passo: Reúna as informações obrigatórias

Sabe como fazer uma folha de pagamento segura é preencher todas as informações obrigatórias corretamente. A relação desses dados segue abaixo, com algumas notas importantes para cada um deles.

Tipo de contrato

Ainda que a folha de pagamento seja muitas vezes associada ao regime CLT, as diversas modalidades de contrato também devem ser contempladas. Isso vai desde contratos temporários até estágios ou trabalhadores avulsos.

Categorização sindical

Cada sindicato também possui suas próprias regras para o preenchimento do formulário para pagamento, o que inclui descontos próprios. Detalhes como o cargo que o profissional exerce também contam nessas horas, para evitar erros de cálculo.

Dados sobre o profissional

Além dos detalhes mencionados acima, também devem ser incluídas informações da CTPS (carteira de trabalho), dados pessoais atualizados, cargos, funções e horas trabalhadas.

Folha de ponto

Relacionado às horas trabalhadas acima, a folha de ponto (seja ela manual ou digital), deve conter todas as horas que o colaborador trabalhou, assim como horas extras, faltas e folgas.

Esse aspecto deve ser preenchido corretamente pelo funcionário e gerenciado por cargos superiores destacados, para que não hajam falhas no cálculo. Não é incomum que problemas ocorram nessa etapa por alguma desatenção.

INSS

O desconto no INSS tem como função garantir a aposentadoria dos profissionais. O valor mínimo a ser descontado é de 8%, chegando a 14%, encaminhados para a Previdência Social. A única exceção, atribuída recentemente, é para o salário mínimo. Os valores exatos são relacionados abaixo, com os pagamentos atualizados para o salário mínimo atual.

• Salário mínimo (R$ 1045,00): 7,5%
• De R$ 1045,01 até R$ 2089,60): 9% de contribuição
• De R$ 2089,61 até R$ 3134, 40): 12% de contribuição
• Acima de R$ 3134,41 até R$ 6101, 06): 14% de contribuição.

FGTS

Enquanto o INSS é de responsabilidade do profissional, mas que pode ser administrado pela empresa, o FGTS é função total dos empregadores. Seu valor é deduzido do salário bruto, menos a taxa de INSS.

IRRF

É outro cálculo muito importante em como fazer a folha de pagamento. O Imposto de Renda Retido na Fonte é calculado sobre o salário bruto, descontando INSS, pensão alimentícia e descontos de dependentes, caso esses dois últimos sejam aplicáveis ao profissional. A relação das alíquotas e a base dos valores descontados é mostrada abaixo.

• Entre R$ 1903,99 até R$ 2826,65, a taxa é de 7,5%
• Entre R$ 2826,66 até R$ 3751,06, a taxa vai para 15%
• Entre R$ 3751,07 até R$ 4664,68, a taxa fica em 22,5%

A empresa pode auxiliar os funcionários no período de declaração de IR, mas esses descontos são feitos pelo próprio funcionário. Para 2020, o prazo foi estendido para 30 de junho desse ano.

Outros auxílios e descontos

Complementando as informações obrigatórias, a folha de pagamento também devem incluir descontos relacionados aos benefícios legais de cada profissional. Entre eles, incluem dados como Vale Refeição ou Alimentação; Vale-Transporte; contribuições sindicais; plano de saúde; adiantamentos salariais, e outras informações.

O apoio do setor de RH é importantíssimo nesse ponto, para que cada profissional pago corretamente.

2º passo: organize e contabilize os dados de cada funcionário

Como mencionado acima, um dos pontos mais importantes em como fazer folha de pagamento é ter os dados cadastrais de cada funcionário devidamente preenchidos e atualizados.

Embora os encargos possuam faixas salariais e benefícios, cada profissional tem uma trajetória distinta ao longo do mês, o que interfere no valor líquido. Falaremos adiante sobre a importância de discriminar esses valores na folha de pagamento.

3º passo: inclua detalhes sobre o salário bruto e salário líquido

Com os dados organizados e contabilizados para cada funcionário, é o momento de fazer o contra-cheque de fato. Nele, devem ser incluídos o salário bruto e o salário líquido. Em suma, enquanto o primeiro representa todo o montante recebido pelo profissional, o segundo demonstra os valores finais após todos os descontos descritos acima.

Esses dados são muito importantes inclusive para gestores. Sem um valor bruto, os descontos podem ser aplicados incorretamente e gerar problemas contábeis em todos os níveis, incluindo os principais prejudicados, que são os funcionários.

Para evitar outras dúvidas dos funcionários, incluas as informações de valores brutos e líquidos da mesma maneira no contra-cheque.

4º passo: garanta os pagamentos e a atualização dos dados profissionais

Por fim, realize os pagamentos de cada profissional de acordo com a folha de pagamento. Além de ter o valor em caixa para os valores líquidos de cada profissional, a empresa também deve garantir que as contribuições ao INSS sejam feitas até o dia 20 do mês de trabalho. Caso contrário, o profissional pode recorrer na justiça.

Por fim, garanta que a folha de pagamento esteja sempre atualizada. Isso vai além de demissões e admissões de profissionais: as mudanças no horário de trabalho e horas extras, promoções, licenças, férias, entre outros detalhes, devem estar sempre registrados nos setores de RH e contabilidade.

Caso tenha dúvidas na hora de preencher, siga o nosso passo a passo sobre como fazer folha de pagamento. Com todos os dados bem discriminados para cada colaborador, não apenas a saúde financeira do seu negócio é garantida, como a satisfação de cada funcionário também.