Ciclo PDCA: a metodologia de planejamento de negócio

Por Redação Azulis

Entenda como a metodologia do ciclo PDCA pode auxiliar no planejamento estratégico de um negócio.

ciclo-PDCA

Se tem uma coisa de que toda empresa precisa, independentemente de sua localização, porte ou segmento, é um planejamento estratégico bem-estruturado.

Para auxiliar empreendedores nessa missão, existe uma metodologia chamada Ciclo PDCA, que visa otimizar custos, lucros e dar uma visão mais eficiente na tomada de decisões.

Entenda como o Ciclo PDCA atua em prol da organização dos processos da empresa e as etapas necessárias para a sua implementação.

O que é o ciclo PDCA?

O Ciclo PDCA é uma metodologia que usa quatro etapas para aprimorar os processos de uma empresa. São elas:

  • Planejar (to plan, em inglês);
  • Fazer (to do, em inglês);
  • Checar (to check, em inglês);
  • Agir (to act, em inglês).

Quando aplicado em seus devidos momentos e com a atenção correta, é uma ótima ferramenta para ajudar as empresas a chegar ao sonhado patamar de excelência.

Por meio do Ciclo PDCA, o empreendedor conseguirá otimizar a produção de uma empresa, independentemente de seu porte, já que entenderá cada fluxo, suas ações e consequências.

Vantagens de usar a metodologia

Como a maioria das metodologias aplicadas em empresas, o Ciclo PDCA tem como objetivo trazer vantagens e benefícios no dia a dia do negócio, auxiliando empresários e administradores a terem mais assertividade na condução da empresa. Algumas dessas vantagens são:

  • Criação e aprimoramento dos processos;
  • Clareza nas informações e rotina da empresa;
  • Mais agilidade na tomada de decisões;
  • Padronização das atividades.

Como consequências de uma empresa bem planejada e organizada, temos:

  • Redução de custos: será possível entender onde há gastos excessivos ou desnecessários e adequá-los;
  • Aumento dos lucros: como resultado de processos bem elaborados e identificação de custos e ganhos;
  • Ganho de tempo: com processos padronizados, é possível otimizar o tempo gasto em atividades e busca por soluções;
  • Mais controle: quando processos seguem um padrão, é mais prático para o empreendedor ou administrador da empresa ter controle do que é ou deve ser feito.
  • Mais identificação do cliente com o produto: com o Ciclo PDCA em prática, também é possível identificar onde estão os erros em relação ao produto e ao cliente e adequá-los para que as vendas cresçam.
  • Mais qualidade no atendimento: é possível entender quando um problema está no atendimento, e não no produto em si, assim, qualificando colaboradores e melhorando os processos de atendimento para a realização de vendas.

Etapas do Ciclo PDCA

Para aplicar a metodologia, é preciso entender como as etapas funcionam e o momento correto de implementar cada uma, para que os processos não sejam atropelados. Como o nome indica, todo o processo é feito como um ciclo, com começo, meio, fim e um recomeço, quando necessário.

Planejar (to plan)

Tudo começa com planejamento. É na primeira etapa em que serão colocados no papel os problemas e, em detalhes, como será possível solucioná-los. Para isso, deve-se levar em conta as filosofias da empresa e definir os objetivos, os caminhos a percorrer para que o objetivo seja alcançado e qual método será utilizado para isso.

Essa é a fase mais importante, pois ela será o ponto de partida para a aplicação do Ciclo PDCA. Por isso, é importante se atentar a tudo que será colocado no plano, para que não haja necessidade de revisão da etapa quando alcançar os próximos passos.

Fazer (to do)

Aqui, inicia-se a ação. Com base no plano feito na etapa anterior, será a hora de começar a tirá-lo do papel e aplicar as ações, que terão como objetivo melhorar os processos. Todos devem estar envolvidos na atividade e ter conhecimento das mudanças necessárias para que possam auxiliar na aplicação do plano.

Nessa etapa, é preciso acompanhar toda a ação e registrar os resultados, para que possam ser analisados futuramente.

Checar (to check)

A terceira etapa pode ser feita simultaneamente à segunda. Conforme o plano é colocado em ação, é preciso checar se os resultados obtidos são equivalentes aos resultados esperados.

Em caso positivo, o empresário tem confiança para dar continuidade ao plano. Porém, caso os números não mostrem as melhorias esperadas, avalie as falhas e, se necessário, retorne à primeira etapa para realizar ajustes.

Agir (to act)

Após o detalhamento do plano, a execução e o diagnóstico, é preciso avaliar quais os pontos positivos e negativos, os itens que deram certo e os que precisam ser ajustados, além das atitudes necessárias para manter as melhorias em ação e aperfeiçoamento constante.

Como em um ciclo, após a última etapa, é possível voltar à fase de planejamento para adequar pontos ainda em aberto.

Dicas para aplicar o Ciclo PDCA corretamente

Além do conhecimento teórico sobre a metodologia, algumas dicas são válidas para quem quer aplicar o Ciclo PDCA em sua empresa. Seguem abaixo:

  • Envolva sua equipe: para que os resultados sejam mais assertivos, é preciso que todos estejam empenhados para alcançá-los. Por isso, reúna toda a equipe envolvida no processo para explicar as mudanças, por quais motivos são necessárias e como serão aplicadas. Assim, sua equipe terá mais confiança e menos restrições na hora de colaborar com os resultados;
  • Seja organizado: para que os resultados sejam perceptíveis, é preciso organização e registros para entender como era e como será a empresa antes e depois da aplicação do método;
  • Não desista: o processo completo pode demorar, e é preciso ter persistência. Mesmo que o caminho pareça difícil, pense nos resultados a médio e longo prazo que a implementação do Ciclo PDCA poderá fornecer.

Além do Ciclo PDCA, há outras ferramentas de gestão que podem auxiliar o empresário a organizar os processos de sua empresa. Algumas delas, você pode encontrar em nosso artigo ‘Ferramentas de gestão: o que são e quais as principais?’, como PMBOK, PMI e 5W2H.

Encontre muito mais informações em nosso blog, Vida de Dono, e tire todas as suas dúvidas na hora de organizar sua empresa.

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