Como mandar um email formal? 5 dicas para não errar na comunicação

Por Redação Azulis

Aprenda como se comunicar utilizando o e-mail de maneira profissional e sem grandes complicações. Veja alguns exemplos aqui.

Se comunicar de maneira clara e objetiva é essencial para se relacionar com pessoas. Quando essa relação se passa no ambiente de trabalho então, o dobro de cuidado é necessário para que possamos enviar e responder mensagens que transpareça profissionalismo.

Já pensou se algum mal entendido acontece com algum parceiro devido a alguma palavra mal colocada? Erros de português também não são bem vistos! Por isso, precisa estar atenta quando o assunto é troca de mensagens profissionais.

Sabendo que tudo na vida é aprendizado, e que ninguém nasce sabendo, a equipe da Azulis facilitou pra você para como utilizar sem medo uma das ferramentas mais comuns no ambiente do trabalho a seu favor. Ou seja, como mandar um email formal.

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Como mandar um email formal?

A máxima dos velhos conselhos se aplica em muita coisa na vida, e nesse caso não é diferente: trate os outros como gostaria de ser tratado.

Sendo assim, quando você for enviar algum email, o primeiro pensamento que precisa estar na sua cabeça é a cordialidade.

Mas não se engane, existe um meio termo necessário e é esse meio termo que precisamos encontrar quando escrevemos um email.

Então a primeira dica é: seja cordial sem ser sério demais.

Para alcançar esse meio termo precisamos buscar uma linguagem que aproxime o leitor do que está escrito, o que nos leva para nossa segunda dica: comunicação próxima e objetiva.

É preciso analisar quem vai ler esse email e, por isso, um email nunca deve ser idêntico ao outro, mas sim, focado e adaptado para quem quer que seja o destinatário.

Não é recomendável utilizar uma linguagem rebuscada para um destinatário, que não vai compreendê-la por exemplo.

Quem escrever o email tem que ter em mente que a objetividade deve ser sempre o fio condutor do seu texto, independente do tamanho dele.

Para preservar isso, dê preferência à ordem direta nas frases. Construa os períodos com sujeito, verbo e complemento para ressaltar a forma mais simples de expressar sua ideia.

E já que estamos falando de frases, atenção dobrada na escrita! Muitas vezes a rotina corrida nos obriga a recorrer à abreviações e linguagem coloquial quando nos comunicamos, mas não convém, em um email formal, utilizar tais artifícios.

Já falamos anteriormente aqui na Azulis sobre cuidados ao escrever e-mails ou notificações de cobranças a clientes. Vale a pena reforçar que se o e-mail possui essa finalidade, existem exemplos em nosso site para você se inspirar e fazer o seu comunicado da maneira mais correta possível.

E, independente se essa for a questão, mostrar que o cliente é importante é uma dica importante para passar qualquer mensagem.

Por fim, vale ressaltar que ser generoso com a revisão é uma dica de ouro. Portanto, revise tudo mais de uma vez antes de enviar.

Outra dica legal é ler em voz alta para pegar os detalhes que uma leitura dinâmica deixa passar, e assim você aumenta as chances de fazer certo ao aprender como mandar um email formal.

O que precisa ter no corpo do email?

Podemos facilmente adaptar as regras utilizadas para envio de cartas para pensar em como mandar um email formal, ou seja: saudação, introdução, desenvolvimento, agradecimento e despedida. Não se esqueça de colocar o endereço de destinatário e um título de e-mail que esteja alinhado com o assunto abordado na mensagem.

Exemplos de modelo

Segue abaixo alguns exemplos simples de como mandar um email formal, com a estrutura citada acima e com as dicas faladas anteriormente. Porém, antes de chegarmos neles, vamos dar uma recapitulada nas dicas de como mandar um email formal antes:

  • seja cordial sem ser sério demais
  • comunicação próxima e objetiva
  • atenção na escrita
  • mostrar que a pessoa destinatária é importante
  • revisar mais de uma vez antes de enviar

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Modelo de email

Cliente:

“Caro(a) XXXXX, como vai?

Nós da Azulis nos preocupamos em atualizar nossos leitores e leitoras com o melhor conteúdo sobre negócio do mercado e, por isso, gostaríamos de comunicar que estamos com novidades em nosso site!

A partir de agora você pode conferir nosso conteúdo de maneira mais organizada e responsiva.

Não deixe de nos avisar o que achou dessa novidade, XXXXXX!

Agradecemos pela sua atenção.

Atenciosamente,

XX-ASSINATURA-XX”

Funcionária(o)/Parceira(o):

Prezada(o) XXXXX,

É com um grande prazer que comunicamos que você foi selecionada(o) para a vaga de Assistente de Projeto da nossa filial em São Paulo, e agora faz parte da equipe Azulis!

Vai ser ótimo contar com você no nosso time!

Pedimos para você entre em contato com a nossa Gerente de RH, que segue copiada neste e-mail, para iniciar os trâmites de contratação o mais rápido possível.

Não deixe de nos avisar caso apareça qualquer dúvida, estamos à disposição.

Cordialmente,

XXXXXXXXXXX

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