Há dois tipos de pessoas: as que conseguem equilibrar seus vários aspectos da vida e as que não conseguem, atropelando vida profissional, pessoal, saúde, família e ficando constantemente exaustas. Esses dois perfis se separam por um simples conceito: a gestão de tempo. Se você é do segundo grupo, ou seja, das pessoas exaustas e sem tempo para nada, este texto foi feito para você!

Como fazer uma melhor gestão de tempo

A gestão de tempo nada mais é que ajustar seus afazeres ao tempo que você tem, otimizando tarefas e inclusive automatizando muitas delas. É também priorizar o que realmente precisa ser feito e não deixar de usufruir de momentos de descanso e lazer. Ou seja, a gestão de tempo é você tendo o controle sobre o seu tempo e tarefas a serem realizadas. Claro que a produtividade anda lado a lado à gestão de tempo, já que consiste em fazer mais coisas em menos tempo.

Algumas dicas para que você tenha o controle de seu tempo são:

Tenha prioridades

Muitas vezes tarefas banais, do dia a dia, nos impedem de concluir um projeto ou realizar algo mais importante. Assim, é preciso elencar suas prioridades, separando o que é urgente e o que é importante, distribuindo tarefas dessas duas classificações ao longo do dia e equilibrando-as.

Viva o presente (mindfulness)

O conceito de mindfulness, tão abordado ultimamente, é muito simples: viva o momento, foque as suas ações no que você está fazendo, sem deixar a mente se ocupar do passado ou do futuro. No caso da gestão de tempo, tenha uma outra plataforma, como um caderno ou um aplicativo, para anotar suas tarefas, horários e compromissos. Assim, sua mente se livra dessa função.

Faça um planejamento semanal

Em vez de planejar-se diariamente, planeje-se semanalmente, com relação a seus compromissos, tanto os urgentes quanto os importantes, e espalhe-os durante esses dias. Estatisticamente, um dia é um espaço de tempo muito curto para se planejar e um mês, muito longo.

Procrastine

Procrastinar? Sim, procrastinar às vezes é necessário. Tarefas menos urgentes e menos importantes podem e devem ser procrastinadas, para que você se dedique às mais urgentes e mais importantes.

Terceirize

Precisa buscar um documento, pagar uma conta, comprar comida, assinar um contrato? Terceirize! Fuja de filas e perdas de tempo utilizando-se de serviços de motoboys e aplicativos.

Use a tecnologia

Nada mais eficiente para a gestão de tempo que a tecnologia. Existem inúmeros aplicativos que podem apoiá-lo nessa tarefa e você precisa escolhê-los corretamente. Afinal, ter que lidar com muitos apps ao mesmo tempo não é uma boa lição de gestão de tempo. No próximo tópico, listamos alguns apps que podem ser sua mão direita nesse sentido.

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Ferramentas para melhor gestão de tempo

Remember the Milk

O app Remember the Milk possibilita a criação de listas de tarefas, com adição de tags e lembretes.

Toggl

O Toggl permite que você gerencie o tempo com a divisão de horas por projetos, clientes, tarefas, etc… formulando gráficos para que você consiga otimizar o tempo cada vez mais.

Week Plan

Com o Week Plan, você visualiza e planeja suas tarefas semanais.

Tomato Timer

Com o Tomato Timer você divide seus afazeres em períodos de 25 minutos. Basicamente, funciona da seguinte forma: primeiro, você escolhe as tarefas a serem executadas, depois ajusta o cronômetro para 25 minutos, escolhe uma tarefa inicial e trabalha nela até que o alarme toque. Se surgir uma distração, é preciso anotá-la e voltar ao foco imediatamente. Quando o alarme tocar, você contabiliza suas distrações: se tiveram menos de quatro distrações, você precisará realizar uma pausa curta, de 3 a 5 minutos. Já se as distrações forem em maior quantidade, a pausa precisará ser de 15 a 30 minutos. Após o intervalo, volta-se aos 25 minutos na tarefa, seguidos de pausa, até concluí-la.

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Dicas para evitar distrações

O método Pomodoro, citado acima, é uma grande dica para evitar distrações, dividindo seu tempo entre foco total em determinada tarefa e pausas pequenas e mais longas. Outra dica é evitar utilizar as redes sociais pelo menos nos momentos que exigem total foco no trabalho, visualizando-as durante os seus intervalos.

Durante o trabalho, também evite responder mensagens pessoais, deixar a TV ligada ou conversar com algum colega. Tudo isso tira completamente o foco e faz com que o trabalho renda muito menos do que deveria e, pior, que você trabalhe muito mais horas que o necessário.

Concentre-se durante um determinado período, cumpra suas tarefas de modo produtivo e guarde o resto do dia para descansar!