Gestão do conhecimento e sua importância no longo prazo

Por Redação Azulis

Veja a importância da gestão do conhecimento e como ela pode impactar sua empresa no futuro.

Gestão do conhecimento: quer saber tudo sobre?

No desenvolvimento de qualquer negócio, centenas de decisões são tomadas diariamente, nas mais diferentes áreas. Fazer a gestão do conhecimento na empresa é crucial para ajudar nessa tarefa.

Isso porque os colaboradores estão constantemente procurando soluções para os problemas que a empresa enfrenta, o que gera uma quantidade enorme de informações. Entretanto, enquanto algumas informações são documentadas, a maior parte delas fica apenas na memória dos colaboradores, e isso pode gerar vários problemas.

Para evitar esse tipo de situação, foi criado o conceito de gestão do conhecimento. Vamos ver com mais detalhes como ele funciona e qual a sua importância no longo prazo. Confira!

O que é gestão do conhecimento

Fazer a gestão do conhecimento é, basicamente, identificar os conhecimentos necessários para a empresa e compartilhá-los com as pessoas certas nos momentos certos durante a jornada do colaborador.

Quando aplicada, a gestão do conhecimento garante que diferentes áreas da empresa possam trocar informações e que os colaboradores consigam acessar dados e informações de atividades anteriores.

Isso pode ser feito de diversas maneiras: existem ferramentas que ajudam a mapear e organizar o conhecimento disponível, mas também é importante que os colaboradores documentem o que já foi realizado com esse conhecimento e quais são as conclusões a que chegaram.

Além disso, parte da gestão do conhecimento é processual: é preciso garantir que os colaboradores usem as ferramentas disponíveis para que esse conhecimento não se perca ao longo do tempo.

Para que serve a gestão do conhecimento?

Agora que você já sabe o que é gestão do conhecimento, vamos entender melhor qual é a sua utilidade.

A gestão do conhecimento serve para conectar as informações geradas com as necessidades de aplicação destas informações. Ou seja, ela facilita o acesso ao conhecimento que já existe.

Para isso, a gestão do conhecimento precisa cumprir quatro etapas, como veremos a seguir.

  1. Capturar o conhecimento

Quando o conhecimento é criado, é importante estruturar a maneira como ele será armazenado. De nada adianta gerar conhecimento em diversas planilhas, e-mails e apresentações se na hora de acessar não for possível encontrar essas informações. Criar repositórios estruturados com as informações é crucial para a gestão do conhecimento.

  1. Acessar o conhecimento

Com a informação registrada e estruturada, o próximo passo é acessar esse conhecimento quando necessário. É preciso que a informação esteja em lugares acessíveis, e não restrita a um pequeno grupo de pessoas.

  1. Melhorar o ambiente organizacional

Antigamente, era comum que as empresas e os próprios colaboradores guardassem ao máximo o conhecimento. Inclusive entre diferentes áreas da mesma empresa, a transferência de conhecimento era baixa e vista com desconfiança.

No entanto, hoje o foco é outro: é importante criar uma política de transferência de conhecimento entre as pessoas e áreas. Isso pode ajudar as pessoas a alcançarem melhores resultados e aumentar a sinergia entre as diferentes áreas, além de garantir que estão seguindo, juntas, em direção aos objetivos da empresa.

  1. Valorizar o conhecimento já disponível

Com todo o conhecimento capturado, registrado, e organizado, o último passo é elaborar políticas de valorização desse conteúdo. Por isso é importante facilitar o acesso a ele e estimular uma cultura de troca de informações. Usar o conhecimento criado pode ser crucial para o desenvolvimento da organização, além de ajudar a reduzir custos e poder criar oportunidades de novas receitas.

Por que a gestão do conhecimento é importante?

Imagine o seguinte caso: um laboratório farmacêutico contrata um cientista para criar um novo remédio. Esse cientista passa dois anos procurando possibilidades para desenvolver uma nova fórmula, até que recebe uma proposta e muda de emprego.

Quando o laboratório contratar outro cientista para dar continuidade na criação desse novo remédio, é importante que o novo colaborador não só tenha acesso ao que já foi feito e deu certo, mas também aos caminhos que já foram testados e não deram certo.

Se o novo cientista precisasse passar novamente por todos os passos já testados, os dois anos com o cientista anterior teriam sido apenas dinheiro jogado fora.

Dessa maneira, a gestão do conhecimento otimiza a informação e a tomada de decisão, economizando tempo e dinheiro da empresa.

A gestão do conhecimento na era digital

Em um momento em que os negócios estão se digitalizando, a gestão do conhecimento torna-se ainda mais importante.

No ambiente digital, as possibilidades de testes são infinitas. Um exemplo disso são os famosos testes A/B, nos quais se testa uma hipótese contra a outra com uma quantidade limitada de usuários buscando otimizações em um site, por exemplo.

Empresas como o Google e o Facebook conduzem centenas de testes A/B diariamente, em diferentes áreas dos seus negócios. Se não houvesse a gestão desse conhecimento, a cada mudança de colaboradores, os testes seriam repetidos diversas vezes, exatamente da mesma forma, sem um motivo real para serem revisitados.

É crucial documentar todos esses testes, as tentativas realizadas, e os resultados alcançados. Por isso, o uso da gestão do conhecimento é tão importante na era digital.

Como a gestão do conhecimento afeta a empresa em longo prazo?

Como vimos nos outros tópicos, a gestão do conhecimento é importante para que os colaboradores consigam resgatar dados e informações sobre a empresa, e tenham a possibilidade de dar continuidade aos trabalhos que já foram realizados.

Se a gestão do conhecimento não está bem implementada, é possível que os colaboradores tenham sempre que começar do zero quando forem realizar um projeto.

Quando a empresa ainda é pequena e tem poucos colaboradores, isso pode não parecer um problema. Entretanto, conforme o negócio cresce, é comum que exista uma rotatividade de colaboradores e, com isso, muitas informações que não foram documentadas se perdem.

No longo prazo, fica cada vez mais difícil recuperar esse conhecimento. Por isso, quanto antes a gestão do conhecimento for implementada, menor é a perda de informação no futuro.

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