Quando se fala em prestação de contas, é natural que surja a dúvida sobre a sua obrigatoriedade, não é mesmo? Afinal, será que todas as empresas têm a obrigação de prestar contas? Além disso, a quem essas contas devem ser prestadas?

Ficou interessado no assunto? Então continue a leitura deste artigo para saber tudo sobre a prestação de contas, quem deve realizá-la e quando ela é, de fato, uma obrigação legal. Confira agora!

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O que é prestação de contas?

Trata-se de uma obrigação de entidades ou empresas que consiste na necessidade de apresentar relatórios com informações sobre as transações econômicas realizadas dentro de um determinado período.

Nesses documentos, é importante que contenham dados detalhados sobre o patrimônio líquido e bruto, despesas e receitas (entrada de dinheiro), inclusive a origem e o total de ativos e passivos que a organização tem.

Juntamente ao relatório é preciso que seja apresentada toda a documentação original, já que é ela que comprovará as despesas e receitas e, por isso, garantirá valor jurídico à prestação de contas.

Portanto, armazenar e organizar todos os documentos relacionados à vida financeira de sua empresa não é um mero capricho, mas sim uma forma de evitar dores de cabeça desnecessárias.

Resumindo, prestação de contas é a comprovação de todos os gastos e ganhos de um empreendimento.

Quem deve apresentar a prestação de contas?

Antes de responder a essa pergunta, saiba que a obrigatoriedade da prestação de contas é um aspecto que varia de acordo com o tipo de empresa. Estão isentas dessa exigência:

• Eireli (Empresa Individual de Responsabilidade Limitada)
• MEI (Microempreendedor Individual);
• EI (Empreendedor Individual).

No entanto, a prestação de contas é um processo interessante para fins de gestão financeira. Manter as contas da empresa devidamente organizadas é uma ótima forma de ter uma panorama amplo sobre a situação real da empresa.

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Quanto à obrigatoriedade, a prestação de contas tem que ser feita por:

• Instituições públicas — assim como qualquer instituição de caráter coletivo, como cooperativas e clubes de recreação;
• Associações filantrópicas ou sindicais;
• Condomínios;
• Empresas formadas por sócios.

É muito comum que a demonstração da prestação de contas ocorra em assembleias anuais, nas quais os membros devem ser convocados através de editais públicos.

No caso de uma associação, sindicato, cooperativa ou condomínio, após a prestação de contas, deverá ser levada ao crivo dos membros para que seja aprovada por maioria simples.

Quais os casos em que a prestação de contas pode ser exigida?

De acordo com a lei, a prestação de contas não precisa ser apresentada obrigatoriamente quando solicitada por somente um de seus membros, mas apenas em assembleias gerais organizadas e divulgadas com antecedência.

Algumas das ocasiões em que a prestação de contas pode ser solicitada que podemos citar são:

• Quando o titular de uma conta corrente exige que a administradora do cartão de crédito preste contas sobre os encargos referentes ao cartão;
• Quando a pessoa paga por um consórcio, tem direito a solicitar uma prestação de contas à empresa responsável por administrá-lo;
• Quando o cônjuge se separa judicialmente, pode exigir a prestação de contas ao cônjuge que ficou com a guarda dos bens (enquanto a partilha não for decidida).

Lembrando que toda prestação de contas precisa ser elaborada com embasamento em uma documentação original que possa comprovar todas as informações sobre despesas e receitas. Sem essa documentação, a prestação não tem valor jurídico — como já mencionamos.

Quando uma empresa deve prestar contas?

Com base no artigo 1.020 – Código Civil – da Lei 10.406/02:

• Os responsáveis pela administração têm a obrigação de prestar contas justificadas a respeito de seus serviços aos sócios, apresentado-lhes um inventário relacionado ao ano em questão, assim como um balanço patrimonial e um relatório econômico.

Por isso, legalmente falando, toda organização que gere dinheiro público ou administrador se enquadra na obrigação de prestar contas anualmente, assim como o balanço patrimonial ou qualquer outra receita.

Como fazer a prestação de contas?

A prestação de contas deve ser realizada ao final do exercício social, sendo necessária a elaboração de relatórios financeiros. Além disso, ela deve ser feita com antecedência à assembleia com os sócios. Conforme consta no artigo 1.078 do Código Civil:

“A assembléia dos sócios deve realizar-se ao menos uma vez por ano, nos quatro meses seguintes ao término do exercício social, com o objetivo de:

I – tomar as contas dos administradores e deliberar sobre o balanço patrimonial e o de resultado econômico;

II – designar administradores, quando for o caso;

III – tratar de qualquer outro assunto constante da ordem do dia.”

Normalmente, quem faz esse relatório é o próprio administrador, entretanto é recomendado que haja o acompanhamento de um profissional contábil.

Antes de concluirmos, é importante lembrar que qualquer relatório econômico ou balanço é indispensável para a empresa, independentemente de ser ou não obrigatório. Portanto, esteja sempre em dia com as exigências e documentos que seu negócio tem a obrigação de emitir, para evitar problemas jurídicos.

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