Para que uma instituição privada qualquer funcione adequadamente, uma boa gestão financeira é fundamental. Sem ela, como é possível conhecer e controlar conceitos contábeis diversos como Ativos, Passivos, Patrimônio Líquido, Custos, Despesas, Saldo, Créditos, Débitos e Receita? Administrar com cautela diária estas diferentes definições é a melhor maneira que qualquer empreendedor possui para manter intacta a saúde financeira de sua empresa.

Felizmente, existem alguns instrumentos de eficiência comprovada que os donos de empresas podem adotar para ajudá-los a controlar o caixa e que facilitam a gestão financeira do empreendimento. Um destes instrumentos é o balancete.

O que é e para que serve um balancete

O balancete é uma planilha financeira que reúne informações sobre todas as contas que a empresa tem em movimento – ou seja, seus saldos de débito e crédito em um determinado período. Trata-se de um documento que não é obrigatório (ao contrário, por exemplo, do Balanço Patrimonial) mas que é extremamente útil tanto para prevenir erros de contabilidade quanto para controlar e visualizar o momento financeiro da organização.

O balancete é um relatório interno que indica se o negócio está com as contas financeiras favoráveis ou desfavoráveis em determinado momento. Dependendo das necessidades da empresa em questão, o balancete pode ser feito diariamente, quinzenalmente, mensalmente, trimestralmente, etc.

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Diferenças entre Balancete e Balanço patrimonial

Por terem nomes semelhantes e correrem o risco de serem confundidos, vale a pena ressaltar os diferentes conceitos entre balancete e balanço.

Balancete 🡪 Relatório interno não obrigatório feito no formato de uma planilha financeira que lista os saldos de débito e crédito de uma empresa em um certo período. De uso gerencial do próprio empreendedor, o balancete se baseia nos dados que são inscritos no Livro Razão da empresa – onde são inscritas todas as movimentações financeiras do negócio. Ele é essencial para evitar erros graves nas contas, como ter um saldo de débito (devedor) maior do que de crédito (recebedor).

Balanço Patrimonial 🡪 Relatório obrigatório (exceto para MEI) que deve ser apresentado pelas empresas de acordo com as regras impostas pela legislação do Imposto de Renda. O Balanço Patrimonial permite que se visualize o desempenho financeiro da empresa ao longo do ano – todos os Ativos, Passivos e o Patrimônio Líquido – e determine se houve lucro ou prejuízo ao final do exercício. É recomendável contratar um profissional especializado para preparar o Balanço Patrimonial, que costuma, inclusive, ser baseado nos balancetes realizados ao longo do ano.

Qual a importância do balancete

Enquanto o Balanço Patrimonial costuma ser feito somente uma vez por ano, o balancete permite um acompanhamento mais próximo do desempenho cotidiano da empresa. O gestor, afinal, precisa ter informações frescas para tomar as melhores decisões – e não se basear em números que foram registrados há muitos meses. Além de evitar erros de cálculo e ajudar a manter os níveis de débito e crédito equilibrados, o balancete também é uma boa arma para detectar e evitar fraudes financeiras.

Quais os dados de um balancete

A criação do balancete não é obrigatória para nenhuma empresa. Porém, por se tratar de um documento contábil que pode até mesmo vir a ser eventualmente utilizado como prova, o balancete exige preencher algumas formalidades. As principais exigências, são:

– Identificação da empresa
– Data e período da análise
– Identificação das diferentes contas
– Saldos das contas
– Soma dos saldos devedores e credores

Quanto à estrutura descritiva, o balancete pode apresentar a seguinte forma:

– Código e descrição de cada conta
– Saldo inicial da conta
– Valor debitado da conta
– Valor creditado na conta
– Saldo final da conta

Já falando das contas em si que devem ser inscritas no balancete, elas são:

🡪 Contas Patrimoniais: Ativos (Bens e Direitos), Passivos (Obrigações) e Patrimônio Líquido (Capital Social e Resultados Obtidos).

🡪 Contas de Resultado: Receitas (ganhos), Custos (gastos ligados ao produto ou serviço que a empresa oferece) e Despesas (gastos ligados à manutenção do negócio).

SAIBA+AZULIS: Quais os procedimentos para realizar um balanço patrimonial?

Como fazer um balancete corretamente

A periodicidade com que o balancete deve ser preparado varia de acordo com as necessidades da empresa em questão: o relatório pode ser feito de forma diária, quinzenal, mensal, trimestral, etc. O mais importante é estabelecer um acompanhamento constante para prevenir conflitos nos saldos de débito e crédito, lançamentos duplicados, documentos omitidos, fraudes e outros tipos de problemas financeiros.

Para acompanhar as receitas da empresa a partir do balancete, é preciso manter atualizadas as informações das contas. É recomendável criar uma rotina de inscrever todas as atividades da empresa no Livro Diário, depois no Livro Razão e, no final do mês, passar os dados do Livro Razão para o balancete. Siga o modelo abaixo:

Informações financeiras = Livro Diário 🡪 Livro Razão 🡪 Balancete

Seguindo esse modelo e preparando balancetes periódicos e atualizados, o empreendedor se mantém no controle financeiro da sua empresa e pode tomar decisões mais precisas. Além disso, o balancete facilita a produção dos documentos obrigatórios DRE (Demonstrativo do Resultado do Exercício) e Balanço Patrimonial.

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