No Brasil, 40,3% da população adulta está inadimplente. A inadimplência precisa ser contornada pelas empresas de forma eficaz, até mesmo adotando medidas drásticas.

A carta de cobrança é justamente uma ferramenta desenvolvida para lidar com clientes inadimplentes de forma mais leve, cautelosa e rápida.

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O que é carta de cobrança?

A carta de cobrança é uma das principais ferramentas na gestão de dívidas contraídas pelos clientes da empresa. Consiste em um aviso de que o credor precisa realizar o pagamento da dívida o quanto antes.

Qual a importância da carta de cobrança?

Um modelo de carta de cobrança é, ainda hoje, uma das melhores formas de lidar com a inadimplência, justamente por ter um tom mais leve e não apresentar nenhum tipo de coação.

Como montar uma carta de cobrança amigável?

●       Cobrança por carta ou e-mail

Hoje em dia, é mais recomendável utilizar o e-mail para um primeiro contato, por se tratar de um meio de comunicação mais direto, informal e de fácil acesso ao cliente, que pode até responder comunicando a data prevista para realizar o pagamento.

Para garantir que o cliente recebeu o e-mail, a empresa pode ligar no dia seguinte (caso não obtenha a resposta por escrito).

A carta, por sua vez, é mais formal, e costuma ser utilizada quando a dívida se encontra protestada ou já no setor jurídico da empresa.

●       Apresentação da carta

Quando a empresa opta por um modelo de carta, deve prestar atenção a alguns detalhes importantes, como na apresentação do envelope, que deve ser o mais imparcial possível (sem mencionar a dívida).

Os pormenores devem ser tratados apenas no corpo do texto.

●       Tom da mensagem

A escrita da carta deve ser objetiva, porém amigável. Se for detectada qualquer tipo de agressividade ou ameaça na mensagem, assim como a presença de informações incorretas, a empresa pode ser autuada pelo Artigo 71 do CDC (Código de Defesa do Consumidor), e o responsável pode ter que pagar multa e ainda corre risco de pegar de três meses a um ano de detenção. 

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Por que usar um modelo de carta de cobrança?

Existem algumas vantagens em optar pelo modelo de carta de cobrança. São elas:

• Às vezes, é necessário escolher a carta, visto que o número de inadimplentes no Brasil subiu consideravelmente nos últimos meses e a empresa deve estar munida de medidas preventivas para lidar com a situação;
• A empresa economiza tempo ao realizar cobranças para vários clientes;
• O processo de cobrança se torna mais fluido, aumentando a produtividade para o setor financeiro.

O que deve constar em um modelo de carta de cobrança?

De acordo com o Código de Defesa do Consumidor, existem algumas informações importantes que não podem ficar de fora da carta de cobrança. São elas:

• Nome completo do cliente;
• CPF ou CNPJ do cliente;
• Dados da dívida;
• Especificação da mercadoria ou serviço que foi adquirido;
• Valor do pagamento;
• Prazo final para regularização da dívida;
• Número do contrato ou código utilizado para identificar o produto ou serviço prestado;
• Contato do cobrador para possíveis negociações.

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