Precisa melhorar a gestão de compras da empresa, mas não sabe por onde começar? Tudo bem, essa é uma dúvida comum entre pequenos empreendedores. O primeiro passo é buscar informação, que é o que você está fazendo agora.

A gestão de compras não é uma atividade simples — demanda planejamento, controle de estoque e previsões de vendas. Mas vale a pena, porque um bom gerenciamento garante redução de custos, melhor uso de recursos e, no fim das contas, o saldo no azul.

Siga com a leitura para compreender todos os benefícios e como implementar esse controle.

O que é a gestão de compras

Gestão de compras é o planejamento, o controle e a organização da aquisição periódica de insumos, recursos e matéria-prima para a empresa, garantindo o seu funcionamento interno e as vendas para os clientes.

É uma área que exige planejamento financeiro, controle e visão estratégica.

Afinal, um bom gerenciamento pressupõe que as compras serão feitas no tempo certo, na quantidade adequada e no melhor preço possível.

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Pense na venda para o consumidor.

Você precisa dispor do item que ele deseja no estoque, não é mesmo? Mas também não deve ter produtos estocados em excesso, para não deixar a mercadoria parada. Lembre-se: um estoque desajustado significa perda de dinheiro.

Por isso, no livro Gestão de compras e negociação (Saraiva Educação), Alexandre de Campos afirma que a gestão de compras é determinante para a busca da competitividade.

“A seção de compras tem por finalidade suprir as necessidades de materiais ou serviços, realizar o planejamento quantitativo e qualitativo, satisfazer as necessidades no momento certo com quantidades corretas, bem como verificar todo o montante comprado, providenciando transporte, armazenamento e distribuição”, explica o autor.

Vantagens de organizar sua gestão de compras

Agora que você já sabe o que é gestão de compras, é hora de entender os seus principais benefícios. Descubra:

Melhor uso de recursos

Uma vantagem direta da gestão de compras é o aproveitamento dos recursos da empresa, reduzindo desperdícios provenientes da aquisição de materiais em excesso que ficarão parados no estoque.

Redução de custos

A diminuição de gastos costuma ser um fator que faz os olhos de gestores brilharem.

Se esse é o seu objetivo, fazer gestão de compras é uma forma de garantir que você está comprando apenas as quantias necessárias de mercadoria.

O aumento da lucratividade do negócio é uma consequência disso.

Controle de níveis de estoque

Você não quer ter produtos parados no estoque, não é mesmo?

Afinal, é como se você tivesse dinheiro estocado.

Como o controle dos níveis de estoque é uma etapa fundamental do gerenciamento, a vantagem é ter organização e assertividade ao fazer os pedidos aos fornecedores.

Desenvolvimento de relações de longo prazo com fornecedores

Em um artigo para o portal Bizfluent, Anam Ahmed, especialista em marketing e negócios, menciona que é importante criar relacionamentos duradouros com fornecedores.

Isso, segundo ela, pode agregar um enorme valor à sua empresa.

“Ao trabalhar com o fornecedor em longo prazo, os profissionais de gestão de compras e suprimentos podem obter maiores reduções de custos, aumentar a vantagem competitiva e ajustar os cronogramas”, afirma a autora.

Como implementar a gestão de compras

Afinal, como implementar um processo organizado de gestão de compras?

Confira o passo a passo a seguir.

1. Reúna os dados

A gestão começa com o planejamento.

Mas todo planejamento requer a reunião de informações relevantes que servirão como base para a tomada de decisão.

Portanto, esse é o momento para organizar dados de compras, vendas e níveis de estoque, para analisá-los posteriormente.

2. Faça previsões de vendas

A partir dos dados reunidos, é hora de direcionar um olhar analítico a eles.

Busque identificar padrões, como sazonalidades, produtos mais vendidos, produtos que geralmente ficam no estoque e preços dos insumos em cada época do ano.

Então, faça a previsão de como serão as vendas da empresa.

Com essas informações, fica mais fácil se planejar com antecedência, verificar qual é o nível mínimo de estoque e a periodicidade em que deverá fazer novas compras.

3. Faça um controle rígido de estoque

Não tem como fazer gestão de compras se você não conhece exatamente qual é a situação do estoque.

Afinal, é só a partir da análise dos níveis que ele apresenta que se torna possível saber quando é o momento certo para comprar novamente.

A ideia aqui é registrar todas as entradas e saídas, para criar uma base segura que poderá ser consultada a qualquer momento.

4. Negocie com fornecedores

A gestão de compras também inclui o desenvolvimento de uma boa relação com fornecedores, que são verdadeiros parceiros de negócio.

O ideal é negociar valores para reduzir ao máximo os custos de aquisição de insumos e matéria-prima, alcançando preços mais vantajosos para a empresa.

5. Use a tecnologia a seu favor

Por fim, tenha a tecnologia como uma aliada.

Ferramentas de gestão automatizam processos e reduzem erros, eliminando a necessidade de retrabalho.

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