Gestão de estoque: softwares, planilhas e como fazer

Por Redação Azulis

Conheça a técnica de gestão de estoque e otimize os processos da sua empresa.

Gestão de estoque

Sua gestão de estoque garante entregas rápidas, clientes satisfeitos e finanças equilibradas? Mais do que organizar os produtos que entram e saem, essa atividade é essencial para otimizar suas operações, reduzir desperdícios e planejar suas compras e vendas. Afinal, o estoque define a disponibilidade dos seus produtos e tem tudo a ver com a saúde financeira do seu negócio.

Mas como monitorar de perto os produtos armazenados e equilibrar oferta e demanda? É isso que vamos aprender neste artigo, com direito a passo a passo e dicas de tecnologias para fazer a gestão de estoque.

O que é gestão de estoque

A gestão de estoque é uma atividade essencial em qualquer empresa que lida com produtos, insumos ou matérias-primas e precisa gerenciar esses itens de forma inteligente. O objetivo é organizar e controlar as quantidades necessárias de cada produto armazenado, equilibrando a oferta e a demanda, além de garantir uma movimentação ágil — o famoso giro de estoque.

Para isso, os gerentes e analistas de estoque precisam controlar de perto o fluxo de entrada e saída de materiais, com a missão de manter o volume ideal de produtos. Quando o estoque é bem gerenciado, a disponibilidade dos produtos é garantida para os clientes e a empresa não fica com itens parados. Assim, você consegue atender as demandas do mercado, reduzir custos operacionais e evitar excessos.

5 cuidados na gestão de estoque

Para realizar uma gestão de estoque eficiente, alguns cuidados devem ser incorporados à rotina da área.

Confira os principais pontos de atenção.

1. Compatibilizar o estoque com o fluxo de caixa

Um dos principais objetivos da gestão de estoque é compatibilizar o fluxo de caixa da empresa com o giro do estoque. Em outras palavras: garantir que os prazos de pagamento dos fornecedores coincidam com o recebimento dos clientes, evitando a pressão sobre o capital de giro do negócio. Assim, você consegue atender à demanda com tranquilidade e manter o controle financeiro em dia.

2. Cuidar do armazenamento

Outro ponto essencial da gestão de estoque é cuidar do espaço e dos produtos armazenados, garantindo as condições ideais de conservação e transporte. O layout, por exemplo, é muito importante para a agilidade logística, pois favorece o fluxo das mercadorias e diminui a movimentação necessária.

Lembrando que os produtos perecíveis exigem atenção redobrada com o prazo de validade, para evitar qualquer desperdício ou prejuízo.

3. Evitar compras em excesso

Um dos erros mais comuns na gestão de estoque é comprar além do necessário e acabar com mercadorias paradas na empresa. Muitas vezes, os fornecedores oferecem condições vantajosas para grandes quantidades, mas não adianta economizar na compra e ter prejuízo com o baixo giro.  Logo, a meta é sempre equilibrar o volume de compras com a demanda, buscando a melhor negociação com o fornecedor.

4.  Impedir a ruptura de gôndola

A temida ruptura de gôndola ocorre quando faltam produtos nas prateleiras — consequência direta da má gestão de estoque. É um dos problemas mais graves do estoque, e pode ser evitado com um cálculo mais preciso da projeção de vendas de acordo com o período. Por exemplo, é óbvio que as vendas tendem a aumentar em datas comemorativas, e o estoque precisa estar pronto para absorver a demanda extra.

5. Monitorar o inventário de perto

Não basta fazer o inventário do estoque de vez em quando, pois você precisa monitorar constantemente a quantidade de produtos disponíveis. O ideal é atualizar cada entrada e saída em tempo real, para evitar decisões equivocadas como compras desnecessárias ou quantidade insuficiente para atender um cliente.

Como fazer a gestão de estoque: passo a passo

A gestão de estoque pode parecer desafiadora, mas é possível organizar todo o processo em alguns passos simples.

Acompanhe e coloque em prática.

1. Comece pelo inventário

O primeiro passo é fazer um inventário completo, registrando e classificando todos os produtos do seu estoque. Cada item deve ser categorizado de acordo com suas informações relevantes, como número de referência, custo, fabricante, localização e validade. Você também pode separar os itens de acordo com critérios específicos do seu negócio, como cor, modelo ou tamanho.

2. Organize o espaço

Seu armazém precisa ser organizado de forma inteligente, de modo que facilite a movimentação dos produtos e o trabalho dos funcionários. Por isso, o próximo passo é garantir que todos os itens estejam acondicionados corretamente e bem distribuídos. Além disso, é importante ter um espaço limpo, seguro e estrategicamente localizado.

3. Crie regras, padrões e processos

O controle do estoque precisa ser rigoroso, com todas as regras e processos muito bem definidos. Logo, cabe a você definir a periodicidade dos inventários, os fluxos de entrada e saída e a forma de atualização e monitoramento das informações da área. Também é fundamental atribuir responsáveis para cada tarefa e acompanhar o desempenho dos colaboradores.

4. Planeje as compras

Na gestão de estoque eficiente, as compras são planejadas com antecedência e de acordo com a projeção de vendas para o período. Assim, você consegue programar os pedidos junto aos fornecedores e manter seu estoque sempre enxuto, sem correr o risco de atrasar entregas por falta de mercadoria.

5. Gerencie os produtos de forma estratégica

A gestão do estoque tem um papel estratégico fundamental, que vai muito além da organização física ou equilíbrio das contas. Por exemplo, o responsável precisa saber quais produtos estão próximos ao vencimento ou parados há mais tempo, para criar ações de incentivo e promoções (a famosa queima de estoque). Outra função importante é identificar os produtos mais vendidos e com maior lucratividade, levando em conta indicadores como giro e margem de lucro.

6. Use a tecnologia na gestão

Você até pode gerenciar o estoque manualmente, mas o processo vai ser bem mais demorado — e burocrático. Para manter um controle de estoque ágil e eficiente, a melhor solução é adotar planilhas, softwares e ferramentas de gestão digitais. Você pode, por exemplo, baixar uma planilha, ou criar sua própria planilha. Para uma solução mais arrojada, você tem diversas opções de softwares de gestão de estoque, vendas e finanças no mercado.

7. Use maquininha para gerenciar o estoque:

  • A moderninha smart conta com um controle de estoque que permite que você cadastre produtos, altere seus preços e faça suas vendas com mais agilidade. Você tem um completo controle do estoque de seu negócio em sua maquininha, podendo ter acesso e alterá-lo com poucos cliques.
  • O Maquinão iZettle conta com um avançado sistema de controle permite um rápido acompanhamento e cobrança do estoque cadastrado – é possível incluir preço, nome, descrições e fotos em cada item cadastrado, uma facilidade para a hora do pagamento.

Melhor ainda se você contar com uma plataforma completa como a Azulis, que consolida tudo o que você precisa para o seu negócio — de comparador de maquininhas até conteúdos exclusivos.

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