Com rotinas que exigem cada vez mais organização e disciplina, você precisa de estratégias que façam o seu dia render e os projetos saírem do papel. Afinal, gerenciar projetos pode ser algo bastante desafiador, especialmente quando envolvem uma equipe — ou várias.

Então, se você está em busca de uma maneira simples de se tornar mais produtivo, o plano de ação 5W2H é uma ótima alternativa. Nos próximos tópicos, você vai entender por que essa ferramenta de gestão de projetos vem ganhando cada vez mais espaço na gestão empresarial.

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O que é plano de ação 5W2H

O plano de ação 5W2H é uma metodologia que ajuda a estruturar as etapas necessárias a serem cumpridas para a execução de um projeto. Por meio dela, é possível organizar as informações e definir tarefas a partir da resposta a perguntas iniciadas com as letras “W” e “H” (daí o seu nome em inglês).

As sete perguntas são:

• What: o que será feito e quais as etapas necessárias para realizar esta ação?
• Who: quem executará a ação?
• When: quando será feito e em quanto tempo?
• Where: onde será feito?
• Why: por que será feito? Quais os benefícios?
• How: como será feito? Quais métodos serão aplicados?
• How much: quanto custará executar o projeto?

Tendo respondido às sete perguntas, você visualiza melhor qual o objetivo do projeto, sua viabilidade, benefícios e quais são as etapas necessárias para conseguir executá-lo.

Exemplos de planos de ação 5W2H

Agora que você já conhece o plano de ação 5W2H, chegou a hora de colocá-lo em prática. Mas não se preocupe: montar uma planilha 5W2H é algo simples e fácil. Afinal, se o método foi criado para agilizar processos, ele precisa ser funcional.

Para começar, a pergunta que não quer calar: quais são os problemas que você quer solucionar e quais as suas causas? A partir das possíveis respostas, criamos os exemplos a seguir.

Exemplo de plano de ação 5W2H com foco em uma ação

No caso de processos inconsistentes ou ineficientes em uma empresa, é importante identificar quais são as etapas de trabalho realizadas atualmente e quem são as pessoas envolvidas em cada uma delas.

A partir daí, você pode montar a sua planilha como no exemplo a seguir:

Esse é um exemplo de planilha de um plano de ação 5W2H único e genérico (aumentar a visibilidade da empresa), mas claro que você pode customizá-la à vontade.

Você pode também colocar um plano de ação diferente em cada linha e seguir dessa forma, como vamos ver no exemplo abaixo.

Exemplo de plano de ação 5W2H com foco em múltiplas ações

Neste outro modelo, utilizamos múltiplas ações que visam a melhoria do ambiente em uma única planilha.  Além disso, foi eliminada a coluna “Onde” e adicionada a coluna sobre o nível de prioridade da ação.

Portanto, o plano de ação 5W2H é uma ferramenta de gestão de projetos customizável e uma ótima estratégia para facilitar o acompanhamento de tarefas que envolvam várias pessoas, já que é possível concentrar todas as informações em um único local.

Como fazer o plano de ação 5W2H

Bem, então você decidiu aplicar o 5W2H no seu próximo projeto. É verdade que o método pode não suprir todas as necessidades para execução da sua ação, mas certamente será muito útil para clarear o caminho. Vejamos então quais os passos para tirar o melhor proveito dessa estratégia.

1. Adote a planilha como melhor amiga

Não tenha medo de criar a sua própria planilha no Excel ou Google Planilhas e explorar as funcionalidades do software. Ao responder as questões da tabela 5W2H, novas perguntas podem surgir, e você tem total liberdade para customizar a sua própria tabela, que pode ser diferente para cada projeto.

2. Tenha prazos

Para garantir o cumprimento das tarefas propostas, não deixe de preencher datas para início e fim das tarefas na coluna “Quando”. Assim, você estabelece um senso de urgência para a execução de tarefas, o que pode ajudar especialmente no caso de projetos que envolvam um grupo de pessoas.

3. Responda a todas as perguntas

Pode parecer cansativo, mas as perguntas estão lá por um motivo: elas vão ajudar você a mensurar o grau de dificuldade do plano e a padronizar processos para tornar mais clara a sua linha de raciocínio na execução.

Além disso, a planilha 5W2H é uma ótima oportunidade de avaliar os riscos e benefícios de uma nova ideia, e também um bom embasamento para defender um projeto para o resto da empresa.

4. Envolva a equipe

A metodologia 5W2H pode ser altamente eficiente, mas só vai funcionar se houver engajamento na sua equipe. Portanto, deixe claro que a tabela é um instrumento para auxiliar na gestão de tarefas, e não um controle para punir o responsável por algo que não foi feito.

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Incentivar a cooperação, e não a competição, pode ser a melhor tática para contar com o comprometimento dos colaboradores.  Lembre-se de pedir a ajuda de seus pares: envolver os seus colegas ouvindo a opinião deles pode ser uma ótima estratégia para conseguir aliados em prol de um objetivo comum.

Entendeu como fazer seu plano de ação 5W2H e dar um salto de produtividade? Se quiser mais conteúdos exclusivos sobre gestão, conte com a Azulis para impulsionar ainda mais os seus negócios com as melhores dicas sobre gestão financeira e empresarial.