Preparar a decoração de uma festa, construir o protótipo de um novo aparelho de barbear, elaborar as diretrizes para um novo serviço: o que todas essas atividades têm em comum? A resposta é a realização de um projeto.

Aprender como gerenciar um projeto é necessário. É só a partir disso que os resultados desejados são obtidos.

Quanto mais complexo o projeto, maior a necessidade de um bom conhecimento nessa área. Independentemente do nível de dificuldade, saber como gerenciar é fundamental para o seu sucesso.

Por isso, nós da Azulis separamos as principais dicas para você.

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O que é um projeto?

Um projeto pode ser definido como um conjunto de atividades orientadas para criar um produto, serviço ou obter um resultado específico. Assim, ele tem começo, meio e fim, com o início e o término bem demarcado     .

Cabe enfatizar que um projeto é orientado para uma finalidade específica, ou seja, ele tem como objetivo um resultado que é obtido apenas uma vez, como uma festa de aniversário, uma viagem ou lançamento de uma loja virtual, por exemplo.

Projetos são diferentes de processos, que são atividades que acontecem sempre na operação da empresa, de forma repetitiva.

Um protocolo de atendimento ao cliente, por exemplo, é um processo, pois será seguido todas as vezes em que o cliente entrar em contato com a empresa, de forma padronizada.

Já a elaboração de um protocolo de atendimento ao cliente é um projeto, pois será executado apenas uma vez e terá um resultado final. Outros exemplos, são o aumento do número de seguidores em redes sociais ou o crescimento de vendas em um determinado período.

O que é gestão de projetos?

A gestão envolve o controle de tempo, custos, recursos, qualidade, riscos, entre outros fatores, que são fundamentais para o sucesso de uma atividade empresarial.

No caso da gestão de projetos, estamos falando a respeito do controle de atividades que estão orientadas para uma entrega específica.

O objetivo é utilizar os conhecimentos, habilidades e ferramentas disponíveis para entregar o resultado esperado da melhor forma possível, diminuindo as chances de que algo saia errado.

Diferentes metodologias são utilizadas neste contexto. Entre as mais conhecidas estão a do PMI (Project Management Institute), apresentada em detalhes no Guia PMBOK^®, e a ISO 21500.

As dicas que separamos a seguir para você, são baseadas nessas duas metodologias sobre como gerenciar um projeto.

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Definindo as características do projeto

Um dos primeiros pontos que precisa ficar claro é o escopo do projeto. Do que estamos falando?

O escopo define exatamente o que o projeto vai entregar e o que não vai entregar.

Essa etapa é muito importante, pois alterações nesse item podem levar à necessidade de modificações em outros elementos do projeto, como cronograma e custo.

Assim, você precisa saber exatamente quais atividades estão inclusas, quanto antes isso for possível.

Também é fundamental entender quais são as partes interessadas no projeto e garantir que o escopo e todos os outros elementos estejam alinhados entre os participantes.

Gerenciando a logística do projeto

Uma boa gestão do cronograma do projeto garante que a entrega será feita no prazo definido. Para fazer essa gestão, é importante ter uma boa ideia a respeito da duração de cada atividade e monitorar o cronograma continuamente.

É necessário também ter uma boa estimativa dos custos de cada atividade, para que o resultado possa ser entregue dentro do orçamento. Alterações nos prazos, por exemplo, podem levar a modificações nos gastos.

Para esses dois elementos funcionarem, será necessário também uma boa gestão dos recursos humanos. Além de avaliar a disponibilidade de cada profissional, é preciso realizar um bom desenvolvimento e acompanhamento da equipe, fornecendo treinamentos e atuando para melhorar o desempenho.

Você precisa, também, fazer o gerenciamento das aquisições, como contratações e compras.

Avaliando o projeto

Um gerenciamento adequado faz com que o projeto tenha melhores chances de atingir o objetivo definido. Por isso, é importante que os processos sigam as melhores práticas.

Tenha clareza sobre quais elementos serão checados continuamente para garantir a qualidade do produto ou serviço que será entregue, além do sucesso do projeto na totalidade.

Para isso, é preciso que seja feito um monitoramento contínuo e um registro apropriado de todas as avaliações de desempenho pertinentes, bem como recomendação de mudanças, se for o caso.

O gerenciamento de riscos do projeto, por outro lado, visa garantir que ele transcorra com o máximo de eventos positivos e um mínimo de intercorrências.

Essa avaliação é feita a partir da identificação adequada dos possíveis riscos, bem como análises qualitativas e quantitativas, além do planejamento das respostas apropriadas ou planos de contingência.

Aqui também vale um monitoramento contínuo dos riscos mapeados para uma atuação rápida em sua resolução.

Habilidades necessárias para gerenciar um projeto

Uma boa comunicação é um dos aspectos mais importantes para o gerenciamento de projetos. É ela que vai fazer com que as partes interessadas estejam alinhadas em relação aos diferentes aspectos do projeto, bem como garantir a execução bem sucedida das atividades.

A capacidade de integração de diferentes informações também é uma habilidade importante. É por meio dela que os diferentes processos serão coordenados para entregar o resultado esperado.

Você terá sucesso se tiver uma boa capacidade de liderança e de negociação, além de um mindset orientado para a solução de problemas.

Como começar

Agora que você já compreende como gerenciar um projeto, para começar a colocar a mão na massa é importante escolher as ferramentas adequadas e aprender mais sobre as metodologias disponíveis.

Existem ferramentas gratuitas disponíveis na internet, como a Basecamp, a Asana e a Wrike, por exemplo, que podem ser utilizadas como modelos para as diferentes práticas de gestão de projetos. 

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