Tanto para se adequar às normas tributárias quanto para organizar as mercadorias de uma empresa, o inventário de estoque é uma prática que auxilia na otimização de todas as atividades, reduzindo o desperdício e os custos e, assim, aumentando a produtividade. Afinal, o documento agiliza novas compras, evita perdas e ainda mantém os produtos em quantidade suficiente para atender aos clientes.

Portanto, independentemente do tamanho da sua empresa ou da quantidade de produtos armazenados, preparar o Livro Registro do Inventário de Estoque é determinado por Lei Nacional. Por isso, é importante ficar atento aos prazos para não ser multado e evitar problemas fiscais.

Diante da importância desse levantamento, confira este artigo e saiba como realizar um inventário de estoque de maneira prática.

O que é um inventário de estoque?

O inventário de estoque  é como a organização de uma casa. Trata-se de uma lista minuciosa de tudo o que está dentro dela. Em uma empresa, essa lista especifica todos os bens da organização – quantidade dos produtos em estoque, marcas, modelos, preços de compra, valores de venda.

Enfim, organiza a empresa e facilita na hora de fazer o balanço da organização, identificando, classificando e contabilizando todas as mercadorias.

Assim, tudo o que existe fisicamente vai para um software de gestão, auxiliando nas tomadas de decisões, nas compras e vendas. E dependendo do enquadramento tributário, as empresas devem entregar o documento de forma impressa e, em outros, essa declaração pode ser feita por meio eletrônico.

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Para que serve um inventário de estoque?

Trata-se de uma forma do empreendedor de sucesso saber a quantidade e volume corretos de produtos que estão em seu estoque, sem sobreavisos que possam interferir no cumprimento dos prazos de entregas.

Além disso, o inventário demonstra as saídas e necessidades de novas compras na quantia correta. Ou seja, perdas podem ser evitadas, auxiliando ainda no fluxo de trabalho.

Entre as vantagens ao organizar a sua gestão de estoque, podemos citar a melhoria no atendimento e no cumprimento da legislação, como explicaremos agora.

No entanto, o inventário de estoque é muito mais do que apenas uma simples forma de organização. Registrar todas as mercadorias no Livro de Inventário também está previsto nas Normas Brasileiras de Contabilidade, que regulamentam a elaboração do documento. 

Quando as empresas devem declarar o inventário de estoque?

As empresas que se enquadram nas tributações de Lucro real, Lucro Presumido e Simples Nacional têm até o dia 28 de fevereiro de 2020 para declarar o inventário de estoque à Receita Federal. Já o estoque registrado em dezembro de 2019 poderá ser declarado até março de 2020.

Ainda, as pessoas jurídicas tributadas com base no lucro real podem registrar o Livro Registro de Inventário ao final de cada trimestre, caso exista a opção de recolhimento mensal durante o ano-calendário.  As demais empresas (Lucro Presumido ou Simples Nacional) apresentam o Livro ao final de cada ano-calendário.

O que é o livro de Registro de Inventário de estoque?

O livro de Registro de Inventário de Estoque é justamente o documento no qual devem ser registrados todos os itens do seu estoque na época de realizar o balanço da empresa. Esses itens podem ser mercadorias, matérias-primas, produtos intermediários, materiais de embalagem, produtos manufaturados e em fabricação.

As empresas que se enquadram no Simples Nacional devem imprimi-lo, enquanto as demais podem entregar ao Fisco o arquivo eletrônico com a prestação de contas. Caso o empreendedor não cumpra com a obrigação, poderá arcar com uma multa de 1% sobre o valor do estoque até o final do período não declarado.

Para evitar problemas, confira a seguir como realizar a declaração na prática.

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Passo a passo para fazer um inventário de estoque:

• Tenha organização;
• Classifique os produtos;
• Instale prateleiras de identificação;
• Elabore um plano de sinalização para cada produto e setor;
• Registre os preços de compra e venda;
• Mensure a sua margem de lucro.

A organização é essencial no momento de você elaborar um inventário de estoque. Por isso, a primeira dica é classificar os seus produtos, separando-os adequadamente no espaço.

Instale prateleiras referentes a cada tipo de mercadoria e corredores com identificações para ajudar na localização, contagem e conferência. Outra orientação importante é registrar os preços de compra e venda, sempre de olho na margem de lucro.

Os códigos de identificação também agilizam o processo tanto de vendas quanto na hora de realizar o inventário do estoque.

Em razão disso, a utilização de um software de gestão de estoque é fundamental em sua organização interna, sem riscos de erros que possam comprometer o seu balanço. Assim, golpes, fraudes, furtos, extravios ou perdas serão prevenidos.

Após manter o local totalmente funcional, chega a hora de você estipular os períodos em que serão realizados os inventários.

Quais são os tipos de inventário de estoque?

O empreendedor pode escolher diferentes tipos de inventário para facilitar o dia a dia operacional. Mas independentemente da forma de organizar seu inventário, é necessário que todas as informações estejam dentro dos padrões exigidos pela Receita Federal.

Confira a seguir as formas mais utilizadas para criar o seu inventário de estoque:

Inventário de estoque geral

Trata-se de um modelo muito adotado por empreendedores. Nele, todos os itens são inseridos, ou seja, desde o almoxarifado até às mercadorias que estão à venda. Aqui, além dos produtos, é contabilizado todo o balanço patrimonial da empresa, como máquinas, móveis, computadores etc.

Além disso, são contabilizados os valores disponíveis em caixa e os dados contábeis.

Inventário de estoque cíclico    

Acontece em períodos pré-determinados pela empresa de acordo com a política interna. Pelo fato de ser cíclico, ajusta os bens em estoque periodicamente, fazendo constantes lançamentos contábeis.

O objetivo é garantir uma segurança nas transações, com uma frequência baseada no segmento da corporação.

Inventário de estoque rotativo                  

Apesar de ser bem parecido com o cíclico, o rotativo se diferencia pelo fato de ter uma frequência maior. Ele pode ser diário, semanal, quinzenal ou mensal, mas tem como foco a segurança administrativa.

A ideia é justamente evitar perdas de mercadorias. Por isso, a conferência é bem maior, com os dados sendo constantemente atualizados.

Inventário dinâmico                                     

Também conhecido como parcial, esse tipo de inventário de estoque faz controles divididos por setores. É muito utilizado em grandes empresas.

Em depósitos que contam com mercadorias perecíveis, como alimentos, o inventário dinâmico é bem útil, pois demonstra possíveis alterações nos produtos, enquanto outras mercadorias não perecíveis são contabilizadas em um maior espaçamento de tempo.

Inventário de estoque anual        

Sendo um dos mais simples de ser realizado, esse levantamento é feito no final de cada ano fiscal. No Brasil, o período é marcado de janeiro a dezembro, ou seja, a contabilização de 2019 é apresentada em fevereiro de 2020 e assim por diante. Somente os dados de dezembro podem ser enviados à Receita Federal até março.

É muito utilizado por empresas que trabalham com produtos não perecíveis e que são mais difíceis de serem contabilizados. O risco é deixar para a última hora e se perder nos números.

Quando fazer o inventário do estoque?

A periodicidade do seu inventário de estoque vai depender do tipo de produto que a sua empresa trabalha e dos objetivos previamente determinados.

Portanto, analise qual é o mais adequado para sua realidade e mantenha os colaboradores sempre capacitados para acertarem nas verificações. Dessa maneira, além de evitar multas, você também estará em dia com as obrigações fiscais.

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