Fotografias que mostram diversos post-its coloridos colados sobre uma tela na parede ou à mesa são cada vez mais comuns em imagens que ilustram o mundo corporativo. É essencial que pense nelas para entender o Kanban, o que é e como ele funciona.

A metodologia Kanban está aí para nos ajudar na organização de informações desde a segunda metade do século passado. Ela foi desenvolvida em solo japonês. Desde então, se mostra eficiente na visualização das etapas dos mais diversos processos de um negócio.

Neste artigo, saiba mais sobre o Kanban, sua origem na indústria automotiva nipônica e como aplicá-lo. Além disso, veja alguns cases de sucesso utilizando esse método super eficaz. Acompanhe!

Kanban: o que é e qual a sua origem?

Para entender a criação e aplicação prática dessa metodologia, é importante visualizarmos um mundo corporativo completamente diferente. O cenário onde se desenvolve essa técnica é no Japão, em uma sociedade que está se reconstruindo pouco tempo depois da Segunda Guerra Mundial.

Mas, e o Kanban, o que é?

Nesse contexto, a conhecida indústria automotiva da Toyota enfrentava um delicado momento financeiro e via-se, sim, à beira de um colapso em suas atividades.

Baseando-se em técnicas de organização e eficiência que estavam surgindo naquele momento, Taiichi Ohno desenvolveu o sistema mundialmente conhecido como Sistema Toyota de Produção.

Nesse método, focado no aproveitamento máximo dos recursos disponíveis e uma política de zero desperdício, foi criado um fluxo que serviria como base para a implementação dessas novas técnicas. Por meio delas, os japoneses tirariam a indústria do vermelho, criando essa grande potência mundial.

Esse fluxo é, justamente, o sistema Kanban.

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Como é a metodologia na prática?

O termo Kanban, por si só, já explica um pouco das suas funcionalidades. A palavra significa “cartão”. Na prática, ela tem por objetivo proporcionar uma melhor visualização das mais diversas etapas de um processo.

Voltando a citar o Projeto Toyota de Produção, foi por meio desses cartões que os gestores organizaram e enxergaram de forma direta cada etapa de uma linha de produção.

Ideal para fábricas e empreendimentos de produção repetitiva, hoje o Kanban também se faz presente em situações administrativas e de gestão nos mais diversos modelos de negócio – inclusive em escritórios.

Os cartões podem ser substituídos pelos post-its coloridos. Já as etapas são trocadas por um quadro com as mais diversas fases de elaboração do seu produto ou projeto.

Aplicando Kanban na sua empresa hoje mesmo

A versatilidade do sistema Kanban é tão grande que é possível implementá-lo o quanto antes nos processos internos de gestão do seu negócio.

Para fazer isso, é fundamental voltarmos às origens da metodologia, para visualizar os três campos que funcionam como eixo do sistema. São eles:

• A fazer;
• Em andamento;
• Feito.

Pronto. Agora é elaborar esse esquema de etapas em uma tela ou quadro e, a partir daí, posicionar os post-its iniciais do que é necessário fazer naquele momento. Essa etapa prévia será o início de todo o fluxo de atividades a serem visualizados no sistema.

Como esse é um processo visual, é importante manter um acompanhamento da dinâmica da proposta. Assim que a etapa é cumprida, o post-it é removido para a coluna seguinte.  Depois, toda a equipe passa a monitorar esse fluxo em movimento.

Quando o próprio colaborador é convidado a acompanhar essa dinâmica – e até mesmo a produzir os seus cartões –, esse processo passa a ser mais dinâmico e transparente.

A visualização será importante, inclusive, para perceber eventuais atrasos, falhas e gargalos no processo de produção em tempo hábil. Dessa maneira, você e sua equipe poderão fazer correções e ajustes a fim de mitigar eventuais danos ou até mesmo corrigir os processos para evitar os problemas citados.

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Boas práticas e resultados obtidos com a metodologia

Além do exemplo citado inicialmente, que resultou na retomada da liderança e expansão mundial dos negócios da Toyota, é possível notar boas práticas e resultados positivos com o uso do Kanban em exemplos mais locais.

Incentive suas equipes a participar dessa dinâmica e, principalmente, colha feedbacks do que estão achando dessa integração.

O quadro que vai abrigar o Kanban na sua empresa também deve receber atenção especial. Não se trata de um modelo único em repetição, cada negócio tem suas peculiaridades e características, que vão ser expostas nessa tela.

Enquanto pensamos apenas nos modelos analógicos, com os post-its sendo escritos, colados e movimentados, é importante salientar que já existem boas e populares ferramentos digitais no mercado.

Entre os mais conhecidos estão ferramentas como o Trello e o Asana.

Por fim, quando o assunto é o gerenciamento e a organização do seu negócio, nós já produzimos este artigo com dicas importantes para que você possa utilizar.

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