Planilha de contas a pagar: saiba o que é e como utilizá-la em seu negócio

Por Redação Azulis

Aprenda de forma simples e eficiente a criar uma planilha de contas a pagar para gerenciar a vida financeira da sua empresa.

Planilha de contas

Toda empresa deve manter um controle rígido sobre as contas a pagar, ou seja, organizar as obrigações financeiras com colaboradores e fornecedores. Estes compromissos incluem salários, compra de mercadorias, manutenção de máquinas, serviços, aluguel, entre outros.

Apesar de muitas terem dinheiro suficiente para pagar todas as contas, a falta de organização pode atrapalhar as atividades do negócio, como aumento dos custos, e até levar muitas empresas à falência. Por isso, é essencial que seja adotada uma ferramenta básica para evitar problemas, como a planilha de contas a pagar.

O que é uma planilha de contas a pagar?

A planilha de contas a pagar é o documento que mostra todas as obrigações financeiras que a empresa deve cumprir. Frisa o que foi pago ou não, além de definir as prioridades de pagamentos e definir os prazos a serem cumpridos.

Ter uma planilha de contas a pagar é fundamental para você planejar o orçamento da empresa e manter o controle no fluxo de caixa. A falta de gerenciamento pode acarretar em dívidas para os empreendedores e, posteriormente, virar juros e multas devido ao atraso em pagamentos.

Não importa de que maneira você organize a sua planilha, é importante que a empresa tenha este controle, mesmo se não há recursos financeiros volumosos. Aliás, toda empresa deve entender como funciona o fluxo de caixa, pois nem sempre é fácil identificar quando há uma boa margem ou não. Por isso, muitos empresários cometem o erro de fazer suas ações sem ter um controle adequado.

Para isso, devem ser anotados todos os gastos, conforme destacamos abaixo:

  • Gastos fixos
  • Gastos variáveis
  • Investimentos
  • Receita dos clientes
  • Gastos imprevistos
  • Novos impostos,
  • Declaração de imposto de renda
  • Férias de funcionários
  • Licenças
  • Décimo terceiro
  • Outros.

Assim, com a planilha, as chances de erros diminuem bastante, já que o próprio empresário conhece a realidade de seu negócio e pode evitar gastos desnecessários ou ser pego de surpresa.

Por isso, é importante que esses registros sejam feitos o mais depressa possível e sempre atualizados. A planilha de contas a pagar deve ser acessada diariamente pelo responsável pelo gerenciamento. Ou seja, se houve um pagamento da empresa, registre-o imediatamente. Da mesma forma se uma nova dívida foi gerada, também deve ser registrada.

Para que serve a planilha de contas a pagar?

Mesmo que não se tenha dinheiro, a planilha de contas a pagar ajuda a organizar o que é preciso quitar, para casos de se antecipar ou atrasar uma conta. Ou seja, também é uma forma de se reorganizar e educar financeiramente para que os gastos não prejudiquem o futuro das contas da empresa.

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Além de evitar o endividamento, manter uma planilha de contas a pagar organizada e em dia apresenta outras vantagens. Entre elas, ajuda a manter as contas do dia a dia dentro da realidade financeira da empresa. Também cria uma boa imagem no mercado, pois o empreendedor não se esquece de pagar nenhuma conta e mantém todos os dados de fornecedores. Ainda, terá maior controle sobre notas fiscais, contas e boletos.

Planilha de contas a pagar ou software de finanças?

Inicialmente, quando se tem uma micro e média empresa, sem grandes variações financeiras, é fundamental que se faça a planilha. Pois, com um fluxo de dinheiro mais simplificado, é mais fácil para fazer o registro. É também bastante útil para se anotar a entrada e saída das finanças e ver onde o dinheiro foi gasto e onde será investido.

Todavia, se a sua empresa está em uma fase de expansão e desenvolvimento no capital, é hora de cogitar uma migração para um software de gestão. Embora a planilha de contas a pagar possa ajudar, o programa proporciona um controle financeiro mais detalhado, assim como investir em um sistema integrado.

Entre os serviços que podem ser feitos no sistema de gestão, estão os relatórios variados de indicadores financeiros do negócio, como fluxo de caixa, DRE, ABC de vendas por produtos e por clientes. Assim como também permite um controle de estoque automatizado, entre muitas outras funcionalidades.

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Como montar uma planilha de contas a pagar ideal para sua empresa?

Inicialmente, quando se tem uma micro e média empresa, sem grandes variações financeiras, é fundamental que se faça a planilha. Pois, com um fluxo de dinheiro mais simplificado, é mais fácil para fazer o registro. É também bastante útil para se anotar a entrada e saída das finanças e ver onde o dinheiro foi gasto e onde será investido.

Todavia, se a sua empresa está em uma fase de expansão e desenvolvimento no capital, é hora de cogitar uma migração para um software de gestão. Embora a planilha de contas a pagar possa ajudar, o programa proporciona um controle financeiro mais detalhado, assim como investir em um sistema integrado.

Entre os serviços que podem ser feitos no sistema de gestão, estão os relatórios variados de indicadores financeiros do negócio, como fluxo de caixa, DRE, ABC de vendas por produtos e por clientes. Assim como também permite um controle de estoque automatizado, entre muitas outras funcionalidades.

Como montar uma planilha de contas a pagar ideal para sua empresa?

Para não ter nenhum problema com as contas, é necessário colocar todas as informações na planilha. Veja a seguir um passo a passo de como preencher de forma simples e eficiente a sua planilha de contas a pagar:

1º – Tenha um controle

É preciso que todas as informações sejam registradas na planilha, incluindo dados da empresa, fornecedores, datas de todas as transações, entre outras. Lembre-se de indicar também as datas em que os dados foram inseridos na planilha e indique se é uma nota fiscal, conta ou boleto

2 º  Organize as Contas

Assim que inserir os dados, organize as contas de acordo com a data do vencimento, sempre se lembrando de agrupá-las da menor para a maior. Indique a data de vencimento e em que dia a conta foi paga.

3 º – Separe por categorias

Este passo opcional, mas que pode ajudá-lo a preencher a planilha de contas a pagar de forma mais organizada. Assim, é possível separar as contas por categorias. Com isso, você terá um conhecimento maior sobre que conta está sendo paga.

4 º – Registre os pagamentos

A cada conta que for paga, coloque na planilha. Insira o valor pago e a data do pagamento, pois, assim, poderá ver se houve juros ou descontos de cada ação financeira. Destaque também o valor total da conta e o quanto já foi pago, em caso de parcelamentos.

5º – Repita Mensalmente

Faça este processo todo mês, pois é importante o registro na planilha de contas a pagar. Assim, você terá uma análise de resultados financeiros da empresa muito mais confiável.

Em resumo, há diversos benefícios em adotar uma planilha de contas a pagar para a sua empresa, assim como as contas a receber, pois ela será o reflexo da realidade financeira do seu negócio. Com elas, todas as movimentações financeiras podem ser organizadas de forma simples e confiável.

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