Com o desenvolvimento das novas tecnologias, contar com sistemas burocráticos e ineficientes na empresa é uma grande perda de tempo. Independentemente do porte da organização, contar com um sistema integrado de gestão é fundamental para tornar a rotina de trabalho mais eficiente e ágil.

Mas o que é exatamente um sistema integrado? Quais são as vantagens de contar com um sistema integrado de gestão? Como escolher o melhor sistema integrado? Confira tudo neste artigo!

O que é um sistema integrado?

Sistema Integrado é um software ou um conjunto de softwares criados especialmente para realizar a gestão, promovendo uma conexão entre todos os departamentos e processos de uma empresa. Dessa forma, contendo um sistema integrado de gestão, as informações de uma empresa ficam centralizadas e podem ser compartilhadas com todas as áreas de interesse da companhia.

Um sistema integrado de qualidade permite unificar a maioria das tarefas de diferentes departamentos, reduzindo as perdas e aumentando dos lucros, além de otimizar o tempo dos colaboradores, fornecendo mais transparência. Tudo isso gera melhores resultados e a possibilidade de alcançar as metas projetadas conforme o planejamento inicial.

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Quais são as vantagens de um sistema integrado?

 Um bom sistema integrado de gestão proporciona inúmeras vantagens para o seu negócio, por exemplo, uma visão mais apurada sobre dados relativos a processos operacionais, administrativos e gerenciais da empresa, concentrando informações do que é mais importante para o negócio no momento.

Além disso, proporciona maior confiança nos dados, pois os erros são praticamente nulos, já que o próprio sistema verifica o nível de confiabilidade dos dados em tempo real. Isso é muito importante, pois é comum erros humanos acontecerem na hora de lançar algum dado, por exemplo.

Outra grande vantagem do sistema integrado é facilitar a comunicação entre os setores, viabilizando uma comunicação mais ágil e assertiva. Dessa maneira, todas as informações podem ser encontradas em um único sistema, centralizando os dados e evitando que os funcionários percam muito tempo procurando por documentos.

Tudo isso leva a uma redução de custos, afinal, por meio do sistema integrado, é possível fazer um controle de estoque mais preciso, bem como aumentar a produtividade dos colaboradores, permitindo que os processos sejam desenvolvidos de forma mais rápida e com maior qualidade. 

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Por fim, através do sistema integrado de gestão, todos os processos de pagamento e também os de recebimento tornam-se muito mais viáveis, pois boa parte desses processos são realizados automaticamente.

Como escolher um sistema integrado

Na hora de escolher o melhor sistema integrado de gestão, é importante ficar atento a diversas características, como:

• Determine quais são as principais áreas e processos

Diversos processos podem ser automatizados com um sistema integrado: contabilidade, financeiro, RH, vendas, entre outros. Verifique quais são as prioridades do seu negócio e implante o sistema.

• Verifique o número de pessoas envolvidas

Outra questão fundamental é entender quantos colaboradores estarão envolvidos diretamente com o sistema integrado, ou seja, quantos usuários terão acesso ao sistema. Esse fator também pode impactar no preço final da contratação do sistema.

• Fácil implantação

O sistema integrado pode influenciar diretamente no fluxo de trabalho de diversos colaboradores, por isso, não pode ser de difícil entendimento e uso. É fundamental garantir que a plataforma seja de fácil implantação, para que o impacto seja para melhor e não dê mais trabalho ainda para os funcionários.

• Custo-benefício

O custo-benefício é mais um fator importante, já que o sistema precisa ajudar a facilitar o processo dentro da empresa e, ao mesmo tempo, não comprometer o lado financeiro, aumentando demais os gastos. Portanto, faça um levantamento e verifique com cuidado qual sistema integrado vai escolher.

• Escalabilidade do sistema

Se a sua empresa é de pequeno porte e ainda possui poucos funcionários, um sistema mais simples certamente vai atender suas necessidades. Porém, se você sonha alto e deseja expandir cada vez mais seu negócio, verifique se o software que está contratando atenderá suas necessidades no futuro.

De acordo com a quantidade de colaboradores e as eventuais transformações estruturais, é fundamental que o software proporcione a possibilidade de alteração do plano, se necessário, bem como incluir mais envolvidos, adicionar novas ferramentas e serviços ao pacote inicial, entre outros.

Agora que você já sabe o quão importante um sistema integrado de gestão é para uma empresa, invista em um software que ajude a facilitar a sua rotina e a rotina dos seus colaboradores. Encontrando um sistema ideal e utilizando-o da maneira correta, seu negócio vai reduzir os custos, aumentar a produtividade e, consequentemente, melhorar os resultados.

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