Todo empresário que começa um negócio precisa ter um controle mínimo do movimento de caixa.  Afinal, somente dessa forma é possível saber o quanto entra de receita e o quanto sai para despesas diversas.

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Ignorar esse monitoramento é, sem dúvida, um equívoco que pode custar caro. Tanto é assim que a má gestão financeira aparece como uma das principais causas de mortalidade das empresas.

O Brasil, por exemplo, fecha mais negócios do que abre a cada ano, segundo levantamento do IBGE (Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística).

Portanto, se você não quer que o seu empreendimento corra esse risco, deve aprender o que é e como fazer o fluxo de caixa corretamente.

O que é movimento de caixa?

O movimento de caixa é o acompanhamento de todas as entradas e saídas de dinheiro da sua empresa.  É, dessa forma, um controle que compreende o registro da movimentação de valores (diários, semanais, mensais ou anuais) das categorias de despesas e receitas que você tem na sua organização.

Por exemplo:

• Compra de insumos
• Pagamento de funcionários
• Pagamento de impostos
• Pagamento de aluguel
• Lucro de vendas.

Além de anotar todo esse fluxo financeiro, é necessário também fazer avaliações periódicas sobre ele.

A comparação ao longo do tempo é fundamental para observar padrões.

Por exemplo: ao verificar os registros por ano, você consegue identificar se existe queda nas vendas em um intervalo específico, a chamada sazonalidade.

Essa clareza de informações permite com que você trace estratégias para elevar as transações comerciais e equilibrar as finanças em períodos mais complicados.

Por isso, é importante definir de quanto em quanto tempo você irá analisar os registros.

O principal objetivo do movimento de caixa, portanto, é fornecer dados sobre o capital da sua empresa e, com isso, facilitar a tomada de decisões. Além, claro, de ser uma ferramenta muito útil para gerar históricos das transações financeiras do seu negócio.

E fluxo de caixa, o que é? Qual a diferença entre os conceitos?

Fluxo de caixa, por sua vez, é o instrumento utilizado para realizar o controle financeiro da empresa.

É diferente do movimento de caixa, que analisa apenas os registros do que entram e saem do caixa do empreendimento no momento da verificação. Assim, o fluxo de caixa é mais completo e verifica outras variáveis.

A diferença principal entre movimento de caixa e fluxo de caixa está no fato de que o segundo, além de verificar as entradas e saídas de dinheiro, ainda considera a chamada previsibilidade das finanças da empresa.

É possível fazer o fluxo de caixa até mesmo em uma planilha, como no Excel ou Google Drive.

Contudo, hoje em dia, já é usual contar com sistemas de gestão financeira, que são ferramentas ideais para essa função.

Os softwares conseguem fazer uma análise aprofundada do caixa da empresa, além de controlar e gerenciar todo o capital que foi movimentado em um determinado período de tempo.

A grande vantagem é que eles ainda fazem projeções de saldos e déficits.

Com isso, você consegue fazer a comparação do desempenho do seu negócio (resultado entre o faturamento e os gastos) em épocas distintas, inclusive com projeção futura.

 Algumas das vantagens de contar com um sistema para fluxo de caixa são:

• Controle mais eficiente dos custos e investimentos. Com isso, você pode analisar se as despesas são justificadas
• Auxílio na formulação de relatórios, como a estruturação de previsões para a companhia
• Monitoramento de recebimentos, tornando possível comparar se o volume de capital obtido está alinhado com as metas estabelecidas
• Verificação de saldos de forma mais eficiente, já que você pode monitorar as receitas para prevenir a descapitalização do negócio.

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Passo a passo para fazer o movimento de caixa

Para ajudar você a fazer o movimento de caixa da sua empresa de forma simples, preparamos um passo a passo.

Veja a seguir!

Passo 1: Faça o levantamento do saldo inicial da empresa

Para começar o movimento de caixa, faça o levantamento do saldo inicial da sua empresa. Ou seja, do valor que você tem disponível em caixa.

Dessa forma, você consegue visualizar qual é a melhor forma de gerir o fluxo.

Passo 2: Classifique suas receitas e despesas

Para evoluir do movimento de caixa para o fluxo de caixa, você deve classificar essas transações, nomeando tudo o que entra e sai de dinheiro.

Para facilitar, você pode criar categorias.

Por exemplo: separar os lançamentos em despesas operacionais (alugueis, material de escritório), despesas com insumos, despesas com impostos, entre outras.

Passo 3: Registre todas as entradas e saídas de caixa do período

Para projetar o fluxo de caixa, considere um período de 12 meses.

Passe a registrar todos os pagamentos recebidos (tanto parcelados quanto à vista), e qualquer outra possível entrada de dinheiro.

Lembre-se de anotar também a data exata em que a transação aconteceu ou está prevista para ser efetivada.

Passo 4: Atualize e corrija os lançamentos

Para uma maior efetividade do seu controle de movimento e fluxo de caixa, acrescente todos os novos lançamentos que podem surgir.

Corrija os valores que, porventura, venham a sofrer algum tipo de alteração, como, por exemplo, o pagamento de funcionário com hora extra.

A diferença entre as entradas e saídas de capital será o saldo do seu caixa. Portanto, o valor que você tem para manter a sua operação funcionando.

Exemplo de movimento de caixa

Até aqui, você já viu que o movimento de caixa não é nenhum bicho de sete cabeças.

Para fazê-lo de forma eficiente, você pode usar uma simples planilha.

Ou, se quiser algo mais elaborado, pode contratar um sistema disponível no mercado. 

De qualquer forma, o importante é manter um registro atualizado, com as entradas e saídas de dinheiro de todas as categorias de receitas e despesas da sua empresa.

Lembre-se também de estabelecer a periodicidade de tempo desse controle (semanal, mensal, diário).

Para ter acesso ao seu saldo de capital, basta fazer uma operação simples de subtração: valores de entrada menos os valores de saída.

Veja um exemplo simples na tabela abaixo:

Para um movimento de caixa ainda mais completo, vale desmembrar as entradas e receitas, criando categorias, como lembramos antes, no passo a passo.

Como você pode perceber, manter esse controle em dia é o primeiro passo para garantir a saúde financeira do seu negócio.

Se bem administrada, essa ferramenta ajudará você a identificar problemas de gestão e tomar as medidas necessárias para evitá-los ou corrigi-los.

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