Dois elementos são peças-chave para otimizar a produtividade da sua empresa. Quanto antes você se der conta disso, melhor. Esses dois elementos são uma boa gestão das pessoas e uma boa gestão dos processos. Que tal parar por um momento para entender melhor esses aspectos?

Uma boa gestão de pessoas garante que você tenha colaboradores motivados, o que      sabidamente melhora a produtividade da equipe. Já explicamos no nosso site como técnicas de endomarketing, administração participativa, o plano de ação 5W2H  e o Ciclo PDCA podem ajudar quando o objetivo é motivar pessoas, melhorar o planejamento estratégico e aumentar a produtividade.

Independentemente das metodologias que você escolha implementar, é importante garantir que as pessoas da sua equipe estejam alinhadas com a missão, a visão e os valores da sua empresa. Dessa forma, elas terão um senso de propósito que dá sentido às atividades e impulsiona sua produtividade.

Além disso, é importante ter atenção aos processos que fazem parte da rotina dos colaboradores. Será que é possível simplificar processos, diminuir a burocracia ou automatizar tarefas?

Neste texto, vamos abordar essas questões com o objetivo de lhe dar mais ideias sobre como otimizar a produtividade na sua empresa. Confira a seguir!

SAIBA+AZULIS: Saiba como motivar funcionários e a importância para sua empresa

Otimizar a produtividade melhorando o alinhamento entre colaboradores e empresa

A missão de uma empresa é, em linhas gerais, o porquê de ela existir. Isso vai muito além de vender um produto ou um serviço e passa por uma razão de ser que dê sentido ao que ela faz.

Assim, se você tem uma empresa que vende doces para festas, por exemplo, a missão do seu negócio pode ser garantir que seus clientes tenham momentos especiais em suas confraternizações. Dessa forma, todas as atividades da sua empresa serão orientadas tendo esse objetivo final em mente.

Já a visão da empresa está mais relacionada ao como: como a companhia se enxerga no longo prazo?

No nosso exemplo, a visão da sua empresa pode ser a de “ser reconhecida pela atenção aos detalhes e pelo cuidado com a experiência do cliente, por meio da entrega de doces de alta qualidade no sabor e com aparência personalizada”. Essa visão é o que vai orientar como as ações coordenadas do seu negócio irão se estruturar para entregar os melhores resultados.

Os valores da empresa, por outro lado, são as filosofias desse empreendimento. Assim, no nosso exemplo, o valor da empresa pode ser “prezar pela sustentabilidade”. Esse valor orienta a construção das normas da empresa. Evitar desperdício de ingredientes, diminuir o uso de descartáveis e incentivar a reciclagem de produtos são alguns exemplos.

Ter clareza quanto à missão, à visão e aos valores da empresa é útil para orientar o planejamento estratégico das atividades. Comunicar esse tripé com eficiência para os funcionários certamente vai deixá-los mais motivados. Muitas empresas chegam a fazer testes para saber o quanto os funcionários entendem esses aspectos.

Isso porque quando os funcionários não entendem os motivos pelos quais precisam realizar suas tarefas, existe uma grande chance de que suas atribuições provoquem emoções negativas.

Essas emoções negativas são um tiro na produtividade. Elas podem aumentar os níveis de procrastinação entre os funcionários.

Segundo a psicologia, a procrastinação pode ser uma forma de evitar emoções negativas. Por isso, vale a pena investir em treinamentos e capacitação continuados, de forma a garantir que os seus funcionários estejam alinhados com a missão, a visão e os valores da empresa.

Otimizar a produtividade melhorando os processos

Nós já falamos sobre processos aqui no blog da Azulis, quando explicamos o Ciclo PDCA, por exemplo. Mas o que exatamente é um processo?

Um processo é simplesmente um conjunto de atividades organizadas e sistemáticas, que são orientadas para entregar um resultado. Nesse sentido, assar um bolo, por exemplo, é um processo.

Alguns processos são considerados fundamentais para as atividades da empresa. Portanto, são chamados de processos críticos.

São processos que podem ter um impacto negativo sobre a experiência do cliente se algo sair errado, ou até mesmo causar prejuízos financeiros para a empresa. Por isso,  merecem atenção especial e devem ser constantemente melhorados.

A entrega dos doces para festas dentro do prazo combinado, por exemplo, é um processo crítico na nossa empresa fictícia.

Para otimizar a produtividade do seu negócio, portanto, é fundamental fazer uma boa gestão de processos. Isso é feito ao se definirem adequadamente todos os processos da empresa, especialmente os críticos.

Em seguida, conhecendo em detalhes como os fluxos de tarefas são realizados, você vai conseguir mapear, avaliar e melhorar continuamente esses processos. Para fazer isso, é importante ter dados sobre como as coisas estão acontecendo no seu negócio. Por exemplo: qual é o tempo médio de entrega dos doces para os clientes?      

Com essas informações, você vai poder pensar em como diminuir burocracias, automatizar e informatizar tarefas quando possível. Você pode, por exemplo, usar um sistema informatizado que controle os pedidos dos clientes.

Isso vai ser muito útil conforme o seu negócio cresça e você tenha um grande número de pedidos. Também é importante que a comunicação entre todos da equipe seja efetiva. Para isso, as plataformas digitais também podem ser muito úteis. Pode ser possível, por exemplo, organizar em que etapa cada pedido está em dado momento.

Ferramentas digitais de gestão de projetos são muito úteis para integrar todas essas informações e monitorar resultados. Nesse sentido, a Transformação Digital traz muitas possibilidades. Aqui, trata-se não apenas de simplesmente usar a tecnologia digital, mas de fazer com que ela funcione para melhorar a produtividade do seu negócio.

Em um cenário no qual a inovação é cada vez mais estimulada e crescente, esse pode ser um passo que vai trazer o diferencial para o seu negócio. Já pensou em ter um aplicativo de celular para fazer a interface na sua relação com seus clientes? E uma plataforma integrada, de forma que essa interface possa ser feita por meio de diferentes canais?

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Se você gostou das dicas que este e os outros textos da Azulis trouxeram para você, continue acompanhando. Esse é um dos hábitos que podem ajudá-lo a estar sempre pensando em formas de otimizar a produtividade da sua empresa e fazer o seu negócio decolar. Quer saber que outros hábitos podem ajudar você? Acesse nosso site.