Um administrador competente sabe gerenciar os recursos e os colaboradores de uma empresa. Para isso, ele deve ter habilidade de análise, planejamento, organização, direção e controle.

Muitas obrigações são delegadas ao administrador todos os dias. Para lidar com as tarefas diárias, esse especialista deve ter uma visão sistêmica e ser capaz de gerenciar não apenas os processos corporativos, mas também os processos humanos.

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Entre as funções do administrador, estão a solução de eventuais problemas, identificar e eliminar os fatores que prejudicam a produtividade e criar estratégias que impulsionam o negócio.

Por outro lado, um bom administrador precisa enfrentar inúmeros desafios, afinal, o mercado fica mais competitivo com o passar do tempo. Por esse motivo, é importante se preparar para as mudanças no setor e manter o desempenho acima da média para atingir o sucesso. Quer entender melhor como esse profissional trabalha? Confira a seguir! 

Quais são as funções do administrador?

O administrador é responsável por coordenar os funcionários e os recursos da empresa, a fim de atingir as metas estabelecidas. A partir disso, podemos destacar as principais obrigações desse profissional mais abaixo.

Análises

Um bom administrador deve trabalhar suas habilidades e conhecimentos individualmente para encontrar o equilíbrio necessário e conseguir gerir a empresa de forma eficaz. Por exemplo, existem gestores que não têm espírito de liderança, outros que podem implementar ótimos projetos, mas não conseguem se manter organizados. 

Sabe-se que não é fácil cumprir com todos os requisitos que a profissão exige, portanto, é fundamental saber identificar os pontos fortes e fracos e, assim, manter um equilíbrio.

Então, um administrador tem a obrigação de analisar os resultados passados, compará-los com os dados atuais, identificar e definir as tarefas e, finalmente, entender os objetivos da empresa e prever as futuras necessidades. 

Essa é uma competência essencial para desenvolver bem os projetos da companhia.

Planejamento

Outra função permanente do administrador é fazer o planejamento da empresa. Essa tarefa inclui estabelecer metas, diretrizes, planos, definir métodos e processos de trabalho, planejar tarefas e definir os resultados a serem alcançados e os meios pelos quais a empresa pode alcançá-los.

Em geral, existem duas categorias de planejamento: os objetivos e metas e as diretrizes e políticas da empresa.

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Os objetivos envolvem tudo o que a organização deseja conquistar como um todo, como satisfazer os clientes, expandir os negócios, aumentar os lucros, entre outros. As metas contemplam objetivos mais precisos, como vender X produtos todos os dias, ao longo de três meses.

Já as políticas e diretrizes representam as orientações que devem ser seguidas para atingir as metas e objetivos. Por exemplo, uma parcela dos produtos comercializados será vendida a um preço menor do que a concorrência.

Organização

Organizar é a melhor maneira de usar recursos e pessoas, e facilitar o planejamento. A partir disso, é dever do administrador elaborar organogramas, estabelecer os níveis de hierarquia e executar a divisão de tarefas entre os colaboradores. Ou seja, do ponto de vista administrativo, significa obter recursos materiais e humanos para atingir as metas da empresa.

Para isso, o setor de RH (Recursos Humanos) deve estar adaptado para executar as tarefas delegadas pelo administrador.

Assim como existem rotinas diferentes, também existem diferentes tipos de pessoas que são mais ou menos adaptadas a elas. Dessa forma, o gestor deve encontrar e atrair pessoas para a organização que atendam aos requisitos e consigam seguir o planejamento.

Direção

Após o planejamento e a organização, o próximo passo é a direção, uma função que o administrador usa para fazer com que os membros da sua equipe executem o que foi planejado. Assim, o gestor deve encaminhar os direcionamentos aos subordinados e incentivá-los a alcançar metas e objetivos predeterminados.

Esses direcionamentos podem ser transmitidos oralmente ou por escrito. De todo modo, as instruções devem dizer, claramente, o que o colaborador precisa fazer ou deixar de fazer para que os objetivos sejam atingidos.

Controle

Por meio do controle, é possível avaliar o andamento do trabalho e verificar se os objetivos especificados no planejamento foram atingidos. Então, o administrador deve medir o desempenho e o comparar com o resultado esperado. Se houver discrepâncias, as correções necessárias devem ser feitas. 

Quais são as vantagens de ter um administrador em minha empresa?

De acordo com uma pesquisa realizada pelo IBGE, a maioria das empresas vão à falência depois de quatro anos de atividade. Isso acontece devido à má administração dos negócios, sobretudo quando a organização não conta com os serviços de um administrador competente. 

Por isso, veja mais, a seguir, a respeito da importância de ter esse profissional entre os colaboradores da sua companhia.

Redução de custos

Dentro das principais funções do administrador citadas nos tópicos anteriores, a gestão financeira é uma delas. Então, da mesma maneira que o gestor planeja o aumento da lucratividade dos negócios, ele também sabe identificar quando é necessário reduzir custos para evitar prejuízos. 

Por isso, o administrador saberá o momento ideal para aplicar uma estratégia de redução dos recursos humanos — realizar demissões — executar campanhas de diminuição dos gastos com materiais.

Gestão de pessoas

A dificuldade de reter talentos é um problema recorrente em muitas organizações. A gestão de pessoal é uma tarefa difícil para todo administrador. No entanto, o cenário pode ser simplificado se a empresa investir em capital humano, monitorar funcionários, definir cargos e salários, criar benefícios e aplicar planos de desenvolvimento de carreira. 

Devido à sua formação em ciências humanas, um bom gestor possui a capacidade de promover o crescimento da organização, de acordo com os conceitos de qualidade de vida nas empresas e, a partir daí, atribuir estrategicamente cada funcionário nos setores diretamente relacionados ao seu perfil profissional.

Visão 360º do negócio

Outro benefício que um administrador competente pode trazer para sua empresa é a sua ampla visão analítica da organização. Mesmo que suas funções estejam classificadas como tarefas administrativas, esse profissional precisa enxergar a companhia como um todo, para que suas estratégias gerem os resultados esperados. Ou seja, ele está sempre acompanhando tudo o que acontece dentro da organização.

Como você pode notar, as funções do administrador dependem diretamente de sua capacidade de inovar, pois ele precisa enfrentar novos desafios todos os dias. Para superá-los, é necessário muito conhecimento e capacidade de dominar todas as situações adversas que surgem.

Gostou deste conteúdo? Então, aprenda agora como administrar uma empresa do jeito certo e faça do seu negócio um sucesso!