SEFIP: como funciona?

Por Redação Azulis

Ao registrar um empregado é preciso recolher uma porcentagem de sua remuneração e destiná-la ao FGTS e à Previdência Social

O SEFIP tem o intuito de facilitar não apenas o recolhimento, mas também a declaração desses valores

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Importante para a empresa e essencial para o trabalhador, o SEFIP foi criado com o intuito de facilitar e tornar mais seguro o envio de dados para a Previdência Social, bem como o recolhimento do FGTS, que garante direitos como aposentadoria e seguro-desemprego.

Porém, apesar de relevantes, muitos gestores e donos de empresas não estão familiarizados com tantas siglas e trâmites burocráticos. Por isso, este artigo foi elaborado com o propósito de apresentar informações claras para elucidar suas dúvidas sobre o assunto.

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Afinal, o que é o SEFIP?

Ao registrar um empregado é preciso recolher uma porcentagem de sua remuneração e destiná-la ao Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) e à Previdência Social. Essa porcentagem varia de acordo com o tipo de registro, a saber:

  • 2% para o menor aprendiz;
  • 8% para os demais trabalhadores.

Logo, um menor aprendiz que recebe R$ 500 de salário deverá ter 2% dele recolhido para o FGTS, ou seja, R$ 10. Já um trabalhador que recebe R$ 1000 deverá ter 8% dele retido e destinado ao FGTS, ou seja, R$ 80. Além disso, os valores recolhidos devem ser declarados.

É aí que entra o aplicativo desenvolvido pela Caixa com o intuito de facilitar não apenas o recolhimento, mas também a declaração desses valores junto à Previdência Social, com mais rapidez, segurança e totalmente online.

Assim, a sigla SEFIP designa o Sistema Empresa de Recolhimento de FGTS e Informações à Previdência Social, que possui três funções principais:

  1. Gerar a Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social (GFIP);
  2. Declarar e consolidar as informações relativas à empresa e ao recolhimento dos valores destinados ao Fundo de Garantia e à Previdência Social de seus colaboradores;
  3. Gerar o arquivo de informações do empregador e seus empregados junto ao FGTS e à Previdência Social.

Logo, para emitir o boleto com código de barras que permite o pagamento do FGTS do trabalhador, é preciso usar o Sistema que a Caixa desenvolveu. Além disso, por meio desse sistema é possível gerar os comprovantes que atestam o correto pagamento das verbas e, assim, evitar problemas legais.

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Instalação e funcionamento

O Sistema Empresa de Recolhimento de FGTS e Informações à Previdência Social é um aplicativo gratuito que pode ser baixado diretamente através de três sites diferentes:

Em qualquer um desses sites, basta localizar o link para download e instalação do aplicativo. Ao clicar nele, o download será iniciado e o arquivo salvo no computador, normalmente na pasta ‘downloads’. Uma boa dica é utilizar o navegador Internet Explorer para evitar problemas.

Depois, basta clicar nele e executá-lo. O processo de instalação leva apenas alguns minutos e um atalho para o aplicativo será criado na área de trabalho. Agora, basta dar um duplo clique nele para começar a usá-lo. A primeira utilização requer alguns passos:

  1. Cadastrar Responsável: é preciso inserir, sem vírgulas e acentos, os dados relativos à empresa (como seu endereço, CNPJ e UF), além daqueles relativos ao fornecedor da folha de pagamento, ou seja, o empresário e seu CPF;
  2. Nova empresa: agora é hora de cadastrar a empresa com dados como CNPJ, razão social, código de atividade econômica (CNAE) e código do Fundo da Previdência e Assistência Social (FPAS);
  3. Novo trabalhador: Cada empregado deverá ser cadastrado no sistema individualmente, já que para cada um deles será preciso gerar uma guia mensal de recolhimento do FGTS.

Vale lembrar que a destinação correta dos valores recolhidos à Previdência Social e ao FGTS é obrigatória e instituída por lei, bem como sua declaração aos órgãos relacionados a ela, como o INSS (Lei nº 9.528, de 10/12/1997).

Assim, o Sistema Empresa de Recolhimento de FGTS e Informações à Previdência Social facilita esse processo, pois além de gerar a Guia de Recolhimento, ainda envia as informações automaticamente e online ao INSS, devendo o empregador apenas guardar os comprovantes.

Qual a diferença entre SEFIP e GFIP

Com tantas siglas é fácil se confundir, mas sabendo o que é o SEFIP é simples entender o que é o GFIP. A diferença é clara: O primeiro é o sistema responsável por gerar o GFIP, que nada mais é do que um conjunto de informações destinadas ao FGTS e à Previdência Social.

Além disso, o GFIP é a própria guia, o documento de arrecadação, que possui um código de barras e possibilita o pagamento do valor correspondente ao Fundo de Garantia e que deve ser pago até o 7º dia do mês seguinte ao da remuneração do funcionário.

Além do GFIP, há outros documentos de arrecadação. Eles possuem a mesma finalidade, mas são utilizados em casos específicos:

  • GRF (Guia de Recolhimento do FGTS) : a partir da versão 8.0 do SEFIP, a GFIP passou a se chamar GRF e gerada por esse sistema eletrônico já com código de barras para pagamento em lotéricas, bancos conveniados ao FGTS e seus canais de atendimento;
  • GFIP avulsa: destinada ao recolhimento da porcentagem salarial de trabalhadores domésticos. Essa guia pode ser emitida online ou retirada nas agências da Caixa. Ela deve ser preenchida integralmente pelo empregador;
  • GFIP Pré-impressa: pode ser solicitada junto à Caixa e enviada para o endereço do trabalhador. Ela só pode ser utilizada por trabalhadores já cadastrados no FGTS, isto é, que tenham feito ao menos um recolhimento ao longo da vida.

Ademais, como a GFIP possui a função de enviar informações importantes à Previdência Social e alimentar o arquivo do INSS através do SEFIP, é preciso que ela contenha dados relativos:

  • À empresa – CNPJ, nome fantasia, razão social, endereço com UF, dentre outros;
  • Aos acontecimentos que geram contribuições à previdência – 13º salário, verbas rescisórias, benefícios, participação dos lucros, dentre outros;
  • Ao valor do salário bruto do colaborador;
  • Ao valor recolhido ao FGTS;
  • Aos valores entregues ao INSS.

Importante: a guia referente ao FGTS deve ser paga até o 7º dia do mês subsequente ao pagamento do salário do funcionário, a do INSS até o dia 20 de cada mês. Já a GFIP, que contém dados relativos ao 13º salário, deve ser entregue até 31 de janeiro do ano seguinte.

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Qual a importância da SEFIP?

O Sistema Empresa de Recolhimento de FGTS e Informações à Previdência Social e a GFIP apresentam uma série de vantagens ao empregador, ao empregado e à sociedade. Para o empregador, é bem mais prático e simples realizar os pagamentos e declará-los aos órgãos competentes, não importando o porte de sua empresa.

Além disso, a possibilidade de realizar esse processo sem precisar se deslocar e ainda gerar os comprovantes de pagamento online minimiza custos e assegura a empresa em processos trabalhistas.

Para o empregado, é a maneira mais prática de assegurar seus direitos, como a requisição da aposentadoria, conferência de sua situação junto ao FGTS e INSS e usufruto dos benefícios assegurados pela Previdência Social, mais acessíveis e simples.

Para a sociedade, tanto a guia quanto o sistema responsável por gerá-la tornam as relações trabalhistas e suas obrigações mais centralizadas e transparentes. Por fim, para a Previdência Social e o INSS, é mais simples e claro mensurar e controlar a situação dos trabalhadores do país.

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