Implementar um sistema de qualidade na empresa é uma forma de melhorar processos, aumentar a satisfação do cliente e, de forma geral, elevar os resultados do negócio.

Mas colocar esse conjunto de estratégias em prática é um verdadeiro desafio. Para isso, engajamento dos colaboradores, treinamento e acompanhamento de desempenho são essenciais para o sucesso.

Neste guia, você vai entender melhor como o sistema de qualidade pode beneficiar o seu negócio, quais são os tipos existentes e dicas práticas. Confira.

O que é um sistema de qualidade?

Sistema de qualidade é um conjunto de estratégias para padronizar, controlar e otimizar os processos da empresa. O objetivo é levar todos os setores a operarem de forma plena e em alto nível de qualidade.

Na prática, esse sistema permite que a empresa alcance suas metas e objetivos. Além de os processos internos serem melhorados de forma contínua, o produto ou serviço ganha uma qualidade elevada. E assim a satisfação do cliente também aumenta.

Em seu livro Gestão da qualidade: diretrizes, ferramentas, métodos e normatização (Saraiva Educação), Damião da Silva e Renato Lobo afirmam que gerenciar a qualidade é essencial devido à concorrência.

“O que era uma decisão gerencial entre produzir ou produzir com qualidade se transformou na decisão estratégica entre produzir com qualidade ou pôr em risco a sobrevivência da empresa”, observam os autores.

Mas, para que o sistema de qualidade seja efetivo, é necessário envolver toda a equipe. Afinal, a empresa é como uma engrenagem. Se uma única peça não estiver funcionando, todo o processo trava.

SAIBA+AZULIS: Break even point: o que é, como calcular e atingir para o seu negócio

Tipos de sistemas de qualidade

A seguir, elencamos os principais tipos de sistema de qualidade que você pode utilizar na empresa. Confira:

Gestão da qualidade total

A gestão da qualidade total (TQM, na sigla em inglês) é uma abordagem com objetivo de melhorar, de forma estratégica, a eficiência da empresa como um todo. Com ela, é possível planejar e coordenar todas as atividades do negócio, incluindo os processos internos e o relacionamento com o cliente.

Controle de processos

No controle de processos, também conhecido como workflow, o objetivo é analisar e otimizar as atividades da empresa por meio de práticas como padronização, definição de responsabilidades, mapeamento de fluxo de trabalho e análise de indicadores de performance.

Metodologia Kaizen

Outro sistema de qualidade é a metodologia Kaizen. De origem japonesa, essa filosofia abrange práticas de melhoria constante dos processos da empresa. Entre os objetivos do método, estão a redução de desperdícios, a melhoria na satisfação do cliente, o ganho de produtividade e a otimização dos fluxos de trabalho.

Normas técnicas de qualidade

As normas técnicas de qualidade são desenvolvidas por instituições que certificam produtos e serviços, oferecendo padrões e diretrizes para a implementação de um sistema de qualidade nas empresas.

As certificações mais reconhecidas mundialmente são aquelas oferecidas pela ISO (International Standardization Organization). Entre as acreditações da instituição, estão, por exemplo, a ISO 9001 (referente ao conjunto de processos empresariais) e a ISO 14001 (referente à gestão ambiental).

SAIBA+AZULIS: Planejamento estratégico da empresa: 7 passos para decolar

Como implementar um sistema de qualidade?

Agora que você entende o conceito de sistema de qualidade, vamos à parte prática: como implementá-lo na empresa. A seguir, confira algumas medidas que ajudam nesse desafio:

1. Engage os colaboradores

Você já sabe que, para que o sistema de qualidade se torne eficaz, todos os colaboradores da empresa precisam estar envolvidos na sua implementação.

Assim, a dica é engajar os funcionários não apenas a cumprirem os novos parâmetros que serão adotados, mas também a colaborarem no processo de elaboração dessas ações. Para isso, criar um ambiente que favoreça a troca de ideias é essencial.

2. Adote um conjunto de ferramentas

O sistema de qualidade é formado por um conjunto de ferramentas que, usadas simultaneamente, aumentam a qualidade dos processos da empresa. Então, aqui vale identificar aquelas que fazem sentido para o seu negócio. Elas incluem, por exemplo:

• Benchmarking
• Just in time (JIT)
• Ciclo PDCA
• Análise de Pareto
• Mapas de processos
• Fluxograma

3. Invista em treinamento

De nada adianta implementar o sistema de qualidade se você não oferece treinamento para os colaboradores colocarem as medidas em prática. Lembre-se de que todas as pessoas devem ser envolvidas no processo.

Portanto, a capacitação deve ser um processo constante na empresa  — e uma prioridade para a gestão ao planejar os investimentos que serão realizados.

4. Acompanhe os resultados

Por fim, não se esqueça de acompanhar os resultados para medir a eficácia do sistema de qualidade implementado. Aqui a dica é definir KPIs (indicadores-chave de performance) para acompanhar o desempenho dos processos da empresa.

Selecione os indicadores que são relevantes para o negócio, defina a periodicidade em que serão analisados e a metodologia de coleta de dados. Além disso, estabeleça os responsáveis por cada etapa do processo.

Com essas dicas, implemente um sistema de qualidade na empresa para ver seus resultados decolarem. Acesse o site da Azulis para mais artigos sobre o assunto.